Аренда квартиры в командировке подтверждающие документы

Как подтвердить проживание в командировке: документы

Командировочные расходы

Основные расходы, которые работодатель обязан оплачивать сотруднику, направляемому в командировку, это:

суточные;
расходы на проезд в командировку и обратно;
расходы на оплату жилого помещения.

Размер суточных компания устанавливает самостоятельно в своих локальных нормативных актах. Расходы на проезд работодатель тоже компенсирует исходя из норм, установленных во внутреннем документе. Например, в Положении о командировках может быть установлен лимит расходов по найму жилого помещения. Все это прописано в ст. 168 ТК РФ.

Отчетные документы за проживание в гостинице

Согласно п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг (утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085), гостиница выдает документ, подтверждающий оплату проживания: бланк строгой отчетности (БСО) или чек ККМ.

НДС, выделенный в гостиничном счете, можно принять к вычету без счета-фактуры. Так разъяснено в письме Минфина от 26.02.2020 № 03-07-09/13555.

Если работник привез из командировки счет гостиницы, в котором выделено отдельной строкой питание, то данные расходы принять в целях налогового учета нельзя. А стоимость питания надо обложить НДФЛ и страховыми взносами согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогичную позицию занимает Минфин (письмо от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263).

Предоставленные вместе с авансовым отчетом документы должны содержать информацию не только о размере фактически оплаченных сумм, но и информацию, позволяющую однозначно подтвердить наименование оплаченной услуги (письмо ФНС России от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756).

При зарубежной командировке отель тоже выдает документы. И при подготовке авансового отчета счета отеля необходимо построчно перевести на русский язык. Это следует из п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Отчетные документы за проживание в квартире

Какие отчетные документы за проживание в квартире привезет командированный из своей поездки?

Если работник в командировке жил в арендованной квартире, подтвердить свои расходы он может договором аренды и документом об оплате проживания (письмо Минфина от 15.01.2016 № 03-03-07/803).

Если работник предоставил договор аренды и документ оплаты (например, выписку с банковской карты или онлайн-чек), данные расходы можно учитывать для налога на прибыль. НДФЛ и страховые взносы с данных сумм начислять не нужно в соответствии с п. 1 ст. 217, подп. 12 п. 1 ст. 264 и п. 2 ст. 422 НК РФ.

Если работник не смог предоставить оправдательные документы расходов на проживание в квартире (гостинице), например, по причине утери, работодатель может возместить ему данные затраты. Однако при налогообложении прибыли данные расходы принимать нельзя.

Отчетные документы при заказе услуг работодателем

В некоторых компаниях расходы на проживание в командировке оплачивают по безналу сразу на расчетный счет гостиницы или агента по найму. В этом случае оплату гостиницы в командировке не производят: работник при заселении называет только номер брони. При выезде из гостиницы и сдаче номера командированному выдают акт, оформленный на имя работодателя.

Если работник оплачивал дополнительные расходы в гостинице (например, стирку белья или завтраки), на данные услуги выдают отдельный документ.

Также работодатель может заключить договор на аренду квартиры для своих работников – для организации условий их проживания в командировке. Особенно это актуально для долгосрочных или частых командировок. Квартиру можно арендовать как у физических, так и у юридических лиц. В этом случае заключают договор аренды. А по окончании срока аренды (или срока, прописанного в договоре) арендодатель может выдавать акт на аренду. В этом случае отчетные документы за проживание также будут выписаны на компанию, а не на командированного работника.

Проживание работников, направленных в командировку, может быть организовано во временных вагончиках или домиках. Иногда работодатель строит целые мобильные городки или площадки из таких выгонов-бытовок. Это удобно в тех случаях, когда идет строительство объекта и работникам удобнее проживать сразу на объекте – для сокращения расходов и времени на проезд.

Как можно понять, расходы на организацию времянок несет тоже напрямую работодатель. Следовательно, самим работникам, использующим такое жилье, никакие дополнительные документы не нужны.

Итоги

Оплату проживания в гостинице в командировке работник подтверждает счетами, БСО и/или чеком от гостиницы. Также работник может проживать в арендованной квартире. В этом случае он должен предоставить договор и документ оплаты.

Если проживание в командировке организовано со стороны работодателя (например, он сам арендует служебную квартиру), то дополнительных документов с работника не спрашивают.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Можно ли физическим лицам сдать квартиру организации? Нюансы сделки

Владелец недвижимости имеет право распоряжаться ею по своему усмотрению, если это не противоречит законам. Он на законных основаниях может ее продавать или сдавать в аренду. Причем проводить такие операции можно, как с физическими, так и с юридическими лицами. Для того чтобы сдать квартиру организации на законном основании, следует разобраться с действующими правилами и рекомендациями.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа . Это быстро и бесплатно !

Можно ли арендовать?

Гражданский (ГК) и Трудовой (ТК) кодекс РФ предоставляет такую возможность.

При этом оплату аренды производит организация (компания), но использоваться квартира может только для проживания граждан.

Плюсы и минусы сделки

Собственник недвижимости почувствует такие преимущества сделки с юридическим лицом:

долгосрочность соглашения, т.к. организация не заинтересована постоянно искать новые варианты, и старается заключить долгосрочный договор;
стабильность оплаты, что контролируется бухгалтерией организации;
практически полное исключение мошенничества при правильном подходе к проверке учредительных документов перед заключением договора и особенно при госрегистрации документа;
упрощение решения спорных вопросов через суд, т.к. юридическое лицо никуда не исчезнет.

Существенный минус обнаруживается в случае, когда арендуемая квартира используется для проживания командированных лиц, т.е. фактически становится гостиницей. Частая смена жильцов может не понравиться соседям, а это лишние претензии и жалобы.

Конечно, не совсем добросовестные собственники видят минус в том, что невозможно скрыть реальные доходы от сдачи квартиры, т.к. все оплаты производятся строго по договору, но для законопослушного гражданина это скорее плюс, упрощающий уплату налогов.

Нюансы сделки

При сдаче квартиры организации можно выделить следующие нюансы сделки:

Сдача помещения производится по договору аренды, заключаемому между физическим (арендодатель) и юридическим (арендатор) лицом. Организация может попросить заключить иной договор на временное пользование квартирой.
Если договор заключается на срок более одного года, то он подлежит госрегистрации (п.2 ст.609 и п.2 ст.651 ГК РФ). При меньшем сроке аренды регистрация не обязательна.
Организация в обязательном порядке (п.1 ст.230 Налогового кодекса РФ) ведет учет выплаченных физическому лицу доходов. По заявлению собственника квартиры она начисляет и перечисляет в бюджет НДФЛ.
Квартира передается арендатору по Акту передачи в соответствии со ст.655 ГК РФ.

При сдаче квартиры военным надо учитывать, что договор имеет установленную, военную форму, а предоплата не предусматривается.

Нужна ли собственнику проводить сдачу декларации 3-НДФЛ?

При сдаче квартиры в аренду организации физическим лицом все обязанности по учету доходов ложатся на арендатора.

В срок до 1 апреля организация обязана подать в налоговый орган (по месту своего нахождения) данные о фактических доходах, выплаченных гражданину за отчетный год, с указанием начисленного и перечисленного налога. Это освобождает арендодателя от подачи декларации по форме 3-НДФЛ. Организация направляет в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДВЛ.

Читать еще: Арендованная земля в собственность

Если организация не производила налоговых отчислений, то собственник недвижимости сам должен подать декларацию 3-НДФЛ в срок до 30 апреля. Обычно такие обстоятельства возникают в случае подачи арендодателем соответствующего заявления арендатору о том, что уплату налога он будет производить самостоятельно. В соответствии со ст.224 НК РФ НДФЛ составляет 13% от полученного от аренды дохода.

Когда собственник жилья оформляется в качестве индивидуального предпринимателя (ИП), то он выступает, как юридическое лицо. Он сам подает сведения в налоговую инспекцию по форме 2-НДФЛ и уплачивает налог в размере 6% от полученного дохода.

Как правильно составить договор?

В документе приводятся:

полные данные об арендодателе и арендаторе;
адрес квартиры;
срок аренды;
сумма арендной платы;
порядок оплаты.

Состояние помещения, наличие мебели и оборудования фиксируется в Акте передачи. В договоре можно отразить:

обязанности сторон по содержанию помещения, в т.ч. по проведению ремонта;
а также порядок уплаты коммунальных услуг;
отдельным пунктом выделяются условия досрочного прекращения действия соглашения.

Принципиальным вопросом считается использование арендуемого помещения. В договоре рекомендуется оговаривать, кто имеет право проживать в квартире (постоянное проживание сотрудника с семьей, временное проживание сотрудников до приобретения постоянного жилья, проживание командированных лиц и т.д.).

Целесообразно оговаривать состав проживающих, т.е. максимальное количество жильцов. Желательно указывать необходимость согласования с арендодателем изменения состава проживающих лиц.

При заключении договора потребуются такие документы:

удостоверение личности физического лица;
документ, подтверждающий право собственности;
справка об ИНН (он обязательно вписывается в документ);
свидетельство государственного пенсионного страхования;
банковские реквизиты сторон.

Аренда в командировке

Многих интересует, возможна ли аренда квартиры в командировке у физических лиц. Да, но есть некоторые нюансы.

Можно ли сотруднику взять жилье у физического лица?

Работник организации имеет право на найм жилого помещения по своему усмотрению с компенсацией расходов в соответствии с коллективным договором и нормативными актами (ст.168 ТК РФ и п.11 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749). Предельные размеры компенсации проживания без обложения налогом оговорены п.3.ст.217 НК РФ и составляют:

для городов России – 700 руб/сутки;
для загранкомандировок – 2500 руб/сутки.

Для законной аренды квартиры в командировке необходимо заключить Договор найма жилого помещения с его собственником. Документ составляется в письменной форме, причем допускается рукописный, печатный или набранный на принтере вариант. Важно, чтобы в нем было отражено:

полные личные данные арендодателя и арендатора с указанием реквизита удостоверений личности (паспортов);
тип жилого помещения (квартира, комната, дом) и его адрес;
права и обязанности сторон;
арендная плата и условия ее выплаты;
срок действия договора, срок проживания;
дата составления документа.

Регистрация и нотариальное заверение не предусматривается.

Для оформления документа достаточно предъявить паспорта обеими сторонами.

Однако арендатору рекомендуется проверить документ, подтверждающий право распоряжения помещением (собственности), и наличие иных жильцов.

На практике возможен и другой вариант проживания в арендованной квартире. Ее может снимать организация, куда направлен командированный работник другой компании.

В этом случае арендатор выдает квитанцию об оплате проживания в арендованном помещении, получив наличные деньги.

Документы для бухгалтерского учета, подтверждающие расходы за найм

Компенсация проживания в арендованном помещении осуществляется на основании документов, подтверждающих данный факт (п.1 ст.252 НК РФ). При этом признается только период фактического проживания.

Не принимается в расчет предварительное бронирование и период временного отъезда в другой город, т.е. периоды, в течение которого помещение пустовало (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 г. N 03-03-06/1/178).

В ней необходимо указать:

сведения о получателе и плательщике с указанием паспортных данных и адресов прописки;
передаваемую сумму;
назначение платежа и срок проживания;
дату получения денег.

Скачать бланк расписки о получении денег за аренду квартиры
Скачать образец расписки о получении денег за аренду квартиры

Оплата может производиться с личного расчетного счета командированного лица или банковской картой. В этом случае нужен документ о проведенной операции. Могут приниматься к оплате документы по уплате коммунальных услуг за время аренды помещения, если условия ее проведения оговорены Договором найма.

Для получения компенсации расходов на аренду жилья достаточно представить в бухгалтерию следующие документы:

Приказ руководителя о командировании в конкретный город.
Командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии, проездные документы.
Договор найма.
Расписка арендодателя в получении арендной платы.

Это полный перечень необходимых документов, и требование дополнительного подтверждения незаконно. Проблема может возникнуть при их отсутствии. В этом случае компенсация осуществляется по минимальным суммам расчетным путем в пределах установленных норм.

Собственник квартиры имеет законное право сдавать ее в аренду любой организации, при условии использования в качестве жилого помещения. Для этого необходимо заключить договор аренды. Долгосрочность соглашения и надежность платежей обуславливает преимущества такой сделки. Арендовать помещение может и командированный сотрудник организации путем заключения договора найма с последующим предоставлением необходимых документов в бухгалтерию для компенсации расходов.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта

Какие документы предоставляют для выплаты командировочных?

Многие коммерческие и бюджетные предприятия используют такую форму выполнения служебных обязанностей, как командировки. Такая поездка по распоряжению руководства имеет определенный срок и оплату. Но для того чтобы выплата была произведена, все расходы (в том числе и на проживание) нужно подтвердить документально. Бумаги следует представить в бухгалтерию и оформить в соответствии с установленным порядком. Это основное правило для всех сотрудников, работающих на выезде.

Существует несколько вариантов проживания сотрудников, находящихся в командировке. В основном это:

гостиница или мини-отель;
служебная квартира, принадлежащая предприятию;
временный найм жилья у собственника;
проживание у родственников.

Сотрудник имеет право самостоятельно решать, где он будет жить. Кроме ситуации, когда у предприятия существует служебное жилье в данном населенном пункте. Тогда руководство станет настаивать на проживании именно в этом помещении. И оплачивать, например, гостиничный номер, в большинстве случаев откажется.

При проживании в гостинице в качестве доказательства произведенных выплат необходимо будет представить определенные документы. Отчет – это основа для ведения многих направлений в делопроизводстве. Такая бумага о командировочных расходах – основание для начисления компенсационных средств.

Выезжая за пределы города в связи со служебной надобностью и по поручению руководителя, работник заранее обязан позаботиться о том, чтобы по возвращении все свои расходы можно было подтвердить документально. Изначально у командировочного сотрудника должно присутствовать в наличие специальное удостоверение:

Как только служебная поездка будет окончена, и работник вернется на постоянное место работы, ему необходимо заполнить авансовый отчет:

При оправданных перерасходах сотруднику будет выдана компенсация.

Сняв номер, удобно решать дела по службе и дополнительно быть избавленным от бытовых проблем. Администрация гостиницы обязана представить итоговые документы для командировочных, подтверждающие факт проживания. Обычно это счет на оплату:

По возвращении из командировки его прилагают к удостоверению и авансовому отчету. Счет должен содержать:

реквизиты гостиницы;
дату, номер;
данные проживающего по паспорту;
срок пребывания;
расчет стоимости за все время;
подпись администратора (любого другого ответственного лица);
печать отеля.

К счету обязательно прикладывают кассовый чек, свидетельствующий, что оплата была произведена в полном объеме. Именно чек является доказательством и основанием для начисления компенсации для бухгалтерии предприятия. Дополнительно указывают перечень и стоимость всех других оказанных в данной гостинице услуг.

Важно помнить, что такие услуги, как телефонные звонки (в т. ч. междугородние/международные), питание, платная стоянка, проезды по городу, аренда автомобиля, оплачиваются только по предварительной письменной договоренности с руководством компании.

В любой гостинице, независимо от ее принадлежности частному лицу или какой-либо организации, существует документооборот в рамках существующего законодательства. Основная деятельность отеля – оказание качественных услуг клиентам. Все они фиксируются документально, это дает возможность для устранения множества конфликтов и спорных вопросов. В зависимости от внутренних правил и устава внешний вид бланков может отличаться. Бумаги, которые проживающий запрашивает у администрации отеля, могут быть представлены в двух вариантах:

регистрационные документы;
бумаги внутреорганизационного порядка.

Читать еще: Аренда ячеек для сделок с недвижимостью

Ко вторым относят все, что подтверждает расходы клиенты на проживание и пользование иными услугами. Документы должны отвечать требованиям установленной формы. Делятся они на:

первичные – бланки строгой отчетности, например, чеки. Все контрольно-кассовые машины обязательно регистрируются в налоговых органах, в свою очередь чеки также подлежат контролю ФНС;
вторичные – это любые бумаги, оформление которых устанавливается администрацией самого отеля.

Оплата расходов в командировке происходит в два этапа. Сначала, перед отъездом, сотруднику выдается аванс. По возвращении и представлении отчета он либо возвращает оставшиеся суммы, либо впоследствии ему компенсируют деньги, потраченные за свой счет.

Служебное жилье – это помещение, находящееся на балансе предприятия. Предназначено оно именно для принятия командировочных работников. Экономически его содержание выгодно при условии регулярных поездок сотрудников и при длительном проживании специалистов конторы. В случае наличия такой квартиры никаких подтверждающих документов о понесенных расходах предоставлять не требуется.

Не все любят останавливаться в гостиницах. Если командировка предполагается на длительный срок, стоит рассмотреть аренду квартиры. Оговаривается этот пункт расходов с руководством еще до поездки. Поселившись в съемном жилье, сразу заключают письменный договор найма в стандартном варианте:

В договоре обязательными пунктами станут срок, на который он заключен, и стоимость проживания. Для заключения такого соглашения необходимы паспорта обеих сторон, бумаги на право собственности и выписка из паспортного стола обо всех зарегистрированных от владельца квартиры. Обычно все эти документы собственник уже имеет на руках, т. к. наверняка сдает помещение не первый раз.

При найме частного жилья не всегда достаточно предъявить в бухгалтерию договор об аренде. Дополнительно понадобится письменный приказ руководителя об отправке сотрудника именно в этот населенный пункт. Первый документ по датам должен соответствовать второму.

Оплату съемного жилья лучше всего производить наличными. Подтвердить внесение денег должна расписка от владельца квартиры. Такой документ действителен для представления не только бухгалтеру предприятия, но и налоговому инспектору.

Расходы, понесенные работником предприятия и возмещенные впоследствии работодателем, НДФЛ не облагаются. Не начисляются на данную сумму и страховые взносы (ст. 217, п. 3 НК РФ). Самое главное – находясь в поездке, собирать все возможные документы, подтверждающие расходы на проживание. Но в Налоговом кодексе нет четкого перечня бумаг, которые являются достаточным подтверждением, что оплата производилась именно за командировочное жилье. Просто необходимо следить, чтоб все было оформлено в соответствии с правилами бух.учета.

Затраты, понесенные в командировке, должны быть оплачены полностью. Налоговый кодекс также не ограничивает ни срок проживания, ни внесенную сумму. Но спорным моментом как у руководства предприятия, так и у инспектора становится оплата за жилье повышенной комфортности. В этом случае нужно руководствоваться внутренними правилами предприятия и разграничением по служебному положению:

простые сотрудники;
специалисты;
руководство и администрация.

Лимиты всегда устанавливает работодатель в частной или коммерческой организации. Если это государственное предприятие, то обеспечение идет на гос. уровне. Соответственно, в приказе о командировке должен быть указан источник такого финансирования и конкретная сумма, выделяемая работнику.

КонсультантПлюс:Форумы

Страницы: 1

Список форумов
::Актуальные вопросы
:: Договор аренды помещения при командировке

#1 28.09.2007 02:51:42

Договор аренды помещения при командировке

Подскажите, пожалуйста, где можно взять форму договора аренды помещения (именно аренды квартиры или комнаты, а не гостиничного номера), сотрудник собрался в командировку. И где можно прочитать правовое обоснование, принятие таких расходов как командировочных. Спасибо заранее

#2 28.09.2007 12:02:37

Re: Договор аренды помещения при командировке

Вопрос: Общество с ограниченной ответственностью (ООО) просит дать разъяснение по следующему вопросу. ООО арендует квартиру у физического лица. Данная квартира используется для проживания работников ООО в период их служебной командировки. Если бы командируемые работники проживали в гостиницах, а не в арендуемой квартире, расходы ООО на оплату услуг гостиниц составили бы в несколько раз больше, чем арендная плата за соответствующий период. Таким образом, расходы ООО на арендную плату по указанной квартире экономически оправданны, обоснованны и документально подтверждены (все необходимые документы оформляются в соответствии с действующим законодательством РФ).
Вправе ли ООО отнести к расходам в целях налогообложения прибыли организаций расходы, связанные с арендой квартиры, которая используется работниками в период их служебных командировок?

Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 2 июня 2005 г. N 03-03-01-04/1/306

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
02.06.2005

Вопрос: Организация арендует в другом городе квартиру у физического лица. Данная квартира используется для проживания работников организации в период их служебной командировки.
Таким образом, в течение срока действия аренды имеются периоды, во время которых в указанной квартире никто не проживает.
По условиям договора аренды арендные платежи за пользование квартирой уплачиваются арендодателю независимо от факта проживания в квартире работников организации.
Если бы командируемые работники проживали в гостиницах, а не в арендуемой квартире, расходы организации на оплату услуг гостиниц составили бы в несколько раз больше, чем арендная плата за весь период срока действия договора аренды квартиры.
Таким образом, расходы организации на арендную плату по указанной квартире экономически обоснованы и документально подтверждены (все необходимые документы оформляются в соответствии с действующим законодательством РФ).
Относятся ли к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли, расходы в виде сумм арендной платы, уплачиваемой арендодателю по договору аренды квартиры за периоды, в течение которых в указанной квартире никто из работников организации не проживал?

Читать еще: Аренда субаренда нежилых помещений

Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 1 августа 2005 г. N 03-03-04/1/112

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу отнесения к расходам в целях налогообложения прибыли организаций расходов, связанных с арендой квартиры, которая используется работниками в период их служебных командировок, и сообщает следующее.
Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) в целях гл. 25 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
При этом пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса предусматривает в составе расходов на командировки такой вид расходов, как наем жилого помещения.
В случае, когда организация регулярно направляет своих работников в командировки в один и тот же населенный пункт и для этих целей арендует жилое помещение, в котором проживают командированные работники, документально подтвердить факт проживания работников именно в этом жилом помещении не представляется возможным. Поэтому в рассматриваемой ситуации расходы по аренде квартиры не являются документально подтвержденными и, значит, не могут относиться к расходам на командировки и уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль организаций.
Обращаем внимание на то, что Федеральный закон от 06.06.2005 N 58-ФЗ внес изменение в абз. 4 п. 1 ст. 252 Кодекса, согласно которому с 1 января 2006 г. под документально подтвержденными расходами будут пониматься затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Такая редакция определения документально подтвержденных расходов позволяет расходы по аренде квартиры, предназначенной для проживания в ней командированных работников, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в ней данных работников во время командировки, относить к признаваемым при налогообложении прибыли расходам. При этом отмечаем, что такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой арендуемая квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Арендная плата за данную квартиру в то время, когда она пустовала, не может быть признана расходом в целях налогообложения прибыли.
Копия настоящего ответа направлена в Управление налогообложения прибыли (дохода) ФНС России.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
01.08.2005

Прикольно, другой ответ уже всего через 2 месяца от того же человека.

«Учет. Налоги. Право», 2006, N 16

В КОМАНДИРОВКУ БЕЗ ГОСТИНИЦЫ

(В составе командировочных расходов можно учесть аренду
квартиры для проживания сотрудника в другом городе)

Проблема. Поскольку гостиницы обходятся дорого, часто для проживания своих сотрудников во время командировки фирмы арендуют квартиры у физических лиц. Можно ли включить такие арендные платежи в расходы при расчете налога на прибыль? Следует ли платить НДФЛ? Вправе ли организация учесть плату за те периоды, в которых квартира пустует?

Организация должна в рассматриваемом случае заключить договор аренды квартиры (п. 2 ст. 671 ГК РФ). Договор найма она заключить не сможет. Ведь нанимателем по такому договору может быть только гражданин (п. 1 ст. 667 ГК РФ).
Работник направляется в командировку в другой город, и договор аренды будет подписывать именно он. Для этого ему потребуется доверенность от организации с подписью ее руководителя и приложением печати (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Возможно и заключение работником договора найма жилого помещения от собственного имени. Но если арендовать квартиру вы планируете на длительный срок, то предпочтительнее первый вариант.
Если одной из сторон договора аренды является юридическое лицо, то договор должен быть заключен в письменной форме (п. 1 ст. 609 ГК РФ). А для найма вообще допустима только письменная форма (ст. 674 ГК РФ). Тем более что только с помощью правильно оформленного договора вы сможете документально подтвердить расходы на аренду помещения (ст. 252 НК РФ). В договоре аренды (или найма) помещения должны быть указаны дата его заключения, срок аренды, размер арендной платы, сведения об объекте аренды (квартире), а также об арендодателе и арендаторе. Помните, что юридические лица могут использовать жилое помещение только для проживания граждан (п. 1 ст. 667 ГК РФ). Например, своих работников.
Кроме договора необходимо оформить акт приема-передачи помещения. При оплате пользования помещением работник должен взять у арендодателя расписку, свидетельствующую о получении последним арендной платы. В расписке должны быть указаны данные арендодателя, полученная им сумма и основания получения денег. На этом этапе также желательно удержать НДФЛ у арендодателя-гражданина. В противном случае удержать налог не получится. И организация как налоговый агент будет вынуждена в месячный срок сообщить в налоговую о невозможности удержания и сумме задолженности налогоплательщика (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Если во время командировки работник арендовал квартиру, то организация обязана возместить ему такие расходы (ст. 168 ТК РФ). Для этого сотрудник должен представить договор найма и документы, подтверждающие оплату (например, расписку наймодателя о получении денег). После утверждения руководителем авансового отчета командировочные расходы относятся на счета затрат:
Дебет 71 Кредит 50
— отражена сумма, выданная сотруднику под отчет на командировочные расходы;
Дебет 44 (20, 26) Кредит 71
— учтены командировочные расходы по найму жилого помещения.
Если же договор аренды заключен самой фирмой, то арендованное имущество следует принять к учету на забалансовый счет 001 «Арендованные основные средства». Стоимость принимаемого имущества должна быть согласована в договоре аренды:
Дебет 001
— отражена стоимость арендованной квартиры;
Дебет 44 (20, 26) Кредит 76
— начислена арендная плата;
Дебет 76 Кредит 68
— удержан НДФЛ;
Дебет 76 Кредит 51
— перечислена арендная плата за минусом НДФЛ;
Кредит 001
— списана стоимость арендованной квартиры после окончания срока аренды.
Напомним, что независимо от того, когда оплачивается аренда, расходы принимаются к учету по мере их осуществления (п. 18 ПБУ 10/99). Поэтому бухгалтерская запись об отнесении расходов по найму делается в конце каждого месяца аренды.

С этого года решена проблема с учетом расходов на наем жилого помещения для сотрудника, отправленного в командировку, для налога на прибыль. Дело в том, что до 2006 г. при аренде жилья у физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, налоговые органы не разрешали списывать такие затраты. Основанием для этого служило отсутствие первичных документов. Теперь же расход можно подтвердить и косвенными документами (приказом о командировке, проездными документами, договором аренды). Поэтому арендную плату можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Обратите внимание: Минфин России считает, что учесть арендную плату за квартиру в то время, когда она пустовала, нельзя. Расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой арендуемая квартира используется для проживания в ней командированных работников (Письмо Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/112).
При выплате организацией доходов физическому лицу — арендодателю следует исчислить и удержать НДФЛ, поскольку юридическое лицо в этом случае признается налоговым агентом (п. 1 ст. 226 НК РФ). Удержать налог следует при фактической оплате аренды (п. 4 ст. 226 НК РФ).

С.Князева
Эксперт «УНП»
Подписано в печать
21.04.2006