4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Переплата пособия что делать бухгалтеру

Как вернуть переплаченное пособие?

Ошибки в расчетах пособий происходят нередко, и каждый раз при их обнаружении у бухгалтера возникает вопрос, как же исправить неточности. Аида Ибрагимова, руководитель кадровой службы КСК групп, рассказала, что делать при обнаружении ошибок, как вернуть излишне выплаченную сумму и уведомить фонды.

Ответ на вопрос о том, как вернуть излишне выплаченную сумму пособия по нетрудоспособности, беременности и родам, напрямую зависит от того, какая ошибка в расчетах была допущена. Так, неточности в расчетах можно условно разделить на две группы: счетные ошибки и ошибки, возникшие в связи с неправильным применением законодательства. Действующие правовые нормы позволяют работодателю взыскать с сотрудника излишки выплаченных пособий в случаях, когда такие переплаты возникают из-за счетных ошибок (ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Но прежде чем производить какие-либо удержания, необходимо определить, точно ли ошибка является счетной.

Четкого определения такого понятия, как «счетная ошибка», в законе нет. Из анализа сложившийся практики и разъяснений государственных ведомств можно сделать вывод, что к таким неточностям в расчетах относятся арифметические ошибки, совершенные бухгалтером при подсчетах (письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17). Однако необходимо учитывать, что если переплата возникла из-за того, что бухгалтер неправильно применил нормы законодательства, то это не является счетной ошибкой, а относится ко второй группе – ошибки, связанные с неправильным толкованием норм закона.

Обратите внимание: к счетным ошибкам можно также отнести опечатки, которые были сделаны при внесении информации в программу учета, а также технические сбои в ПО, вследствие которых начисление произошло несколько раз.

Трактовка закона

Как уже было отмечено, порядок взыскания переплаты по пособиям зависит от группы ошибки: счетная или неправильное применение норм закона. Рассмотрим порядок возврата и взаимодействия с работником в обоих случаях.

Если излишки выплаченных пособий возникли вследствие неправильного применения норм действующего законодательства, как в примере с Петровым, то взыскать переплату бухгалтер может только с письменного согласия сотрудника.

Если сотрудник не согласен добровольно вернуть излишне выплаченную сумму пособия и работодатель уменьшает доход сотрудника своевольно, то такие действия будут признаны кон­тролирующими органами неправомерными.

Порядок взаимодействия с работником в случае переплаты из-за неправильного толкования законодательства предполагает определенные этапы. Для начала нужно документально подтвердить факт переплаты пособия, необходимо составить акт о допущении ошибки в расчете. Во-вторых, нужно сообщить сотруднику о возникновении переплаты, сделать это нужно письменно. Третий этап – это получение от работника согласия на удержание переплаты, такое согласие должно быть добровольным, и оно оформляется в письменной форме, например, в виде заявления на имя руководителя компании. На последнем этапе руководство предприятия издает распоряжение об уменьшении заработной платы на размер переплаты, основанием такого приказа является письменное заявление работника. Распоряжение составляется в свободной форме за подписью руководителя компании или иного уполномоченного лица.

Если сотрудник не согласен добровольно вернуть излишне выплаченную сумму пособия и работодатель уменьшает доход сотрудника своевольно, то такие действия будут признаны контролирующими органами неправомерными.

Возврат из-за ошибки

Если излишки выплаченных пособий возникли вследствие счетной ошибки, то бухгалтер может применить нормы части 4 статьи 15 Федерального закона от 29 декабря 2006 года № 255-ФЗ. При удержании излишне выплаченной суммы необходимо учитывать следующее: суммы взысканий имеют ограничения, с каждой выплаты можно удержать не более 20 процентов; компания не вправе отказать в расторжении трудового договора работнику, по которому есть переплата, и если сотрудник уволился, то взыскать переплату можно только через суд; удержание должно быть документально оформлено, произвести его можно только с письменного согласия работника (письмо ФСС РФ от 20 августа 2007 г. № 02-13/07-7922). Если работник не согласен, то вернуть излишне выплаченную сумму пособия можно только через суд.

В случае переплаты из-за счетной ошибки необходимо зафиксировать факт получения работником большей суммы. Для этого также составляется акт, в котором фиксируется переплата из-за ошибки в расчетах, в акте также необходимо уточнить, что неправильный расчет возник из-за счетной ошибки. Далее необходимо уведомить работника о факте возникновения переплаты. Сделать это можно и устно, не обязательно составлять отдельное уведомление. После этого потребуется получить от работника заявление на удержание суммы переплаты из заработной платы. Несмотря на то, что в части 4 статьи 15 Федерального закона от 29 декабря 2006 года № 255-ФЗ нет требования о том, что в случае переплаты из-за счетной ошибки работник должен написать письменное заявление на удержание, рекомендую тем не менее такой документ получить, так как в письме ФСС РФ от 20 августа 2007 года № 02-13/07-7922 подобное требование чиновников все же содержится. И в завершение необходимо издать распоряжение об уменьшении заработной платы на размер переплаты.

Информирование фондов

Больничные и декретные пособия, выплачиваемые работникам на основании листка нетрудоспособности, уменьшают суммы страховых взносов. Поэтому проверяющие предъявят претензии, если страховые взносы будут занижены на сумму излишне выплаченного размера пособия. Отмечу, что в недавнем письме от 19 октября 2017 года № 03-15-06/68336 Минфин России указал, что сумма пособия сверх размера, который полагается по закону, относится к выплате, которая производится в рамках трудовых отношений, соответственно, эту сумму необходимо обложить страховыми взносами, причем сделать это нужно и в отношении излишне выплаченного размера пособия, которое фактически с работника не удержано. Таким образом, если возникла переплата, то необходимо: исключить сумму переплаты из базы, занижающей страховые взносы; обложить размер переплаты взносами; уплатить пени за каждый день просрочки. И уже после этого бухгалтер может корректировать отчетность. Уточненная форма подается в тех случаях, когда пособие переплачено в предыдущем отчетном периоде.

Читать еще:  Какие есть штрафы за невыплату заработной платы investiminfo

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Переплата пособия: что делать бухгалтеру

Бухгалтер может по ошибке перечислить работнику лишнюю сумму пособия. Тогда возникает вопрос можно ли удержать переплату из других выплат данному работнику? На него мы и ответим в данной статье.

Как удержать переплату по пособиям

Переплату пособия работодатель может взыскать с сотрудника (ч. 4 ст. 15 Федерального закона № 255-ФЗ).

Удержание производится при каждой выплате этому работнику. Но не более, чем 20% от суммы причитающейся работнику (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). При прекращении выплат оставшуюся задолженность можно взыскать тоько в судебном порядке (ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

При этом руководитель компании может распорядиться и не удерживать переплату.

Журнал «Зарплата» уже 10 лет помогает многим бухгалтерам избегать досадных ошибок в расчете налогов, взносов и отчетности. Мы поможем и вам сделать вашу работу проще и быстрее. Зайдите на нашу специальную страницу и узнайте о действующих скидках и подарках за подписку.

Удержание переплаты пособия

Чтобы удержать излишне выплаченные суммы пособия, оформите следующие документы.

Бухгалтерская справка. При выявлении ошибки при выплате пособия бухгалтеру нужно подготовить бухгалтерскую справку. В справке покажите суть допущенной ошибки. На данном этапе чаще всего неизвестно, каким образом будет взыскана переплата. В этом случае в справке нужно указать, что исправительные проводки будут составлены после получения такой информации.

Уведомление сотрудника. О том, что обнаружена сумма излишне выплаченного пособия, работодатель должен предупредить работника. Для этого составьте уведомление. В уведомлении можно предложить работнику:

  • зачесть излишне выданные суммы в счет последующей выплаты пособия (если ошибочно выплачена сумма ежемесячного пособия по уходу за ребенком);
  • сообщить об удержании переплаты из заработной платы сотрудника.

Уведомление о излишне удержанной сумме пособия. Образец

112438, г. Москва, ул. Яблочкова, д. 9

тел. (495) 918-19-64, факс (495) 918-59-74

Исх. № 22/05 Пианисту

17 мая 2016 г. Юрину Е.И.

Уважаемый Егор Игоревич!

Уведомляем Вас о том, что в связи со счетной ошибкой бухгалтера Вам излишне выплачена сумма пособия по временной нетрудоспособности за дни нетрудоспособности с 4 по 15 апреля 2016 г. в размере 189 руб. 25 коп. (сто восемьдесят девять руб. 25 коп.).

В соответствии с ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ и ч. 2 ст. 19 Закона № 81-ФЗ сумма пособия, излишне выплаченная в результате счетной ошибки, будет взыскана из Вашей заработной платы за май 2016 г.

Главный бухгалтер ООО «Рога» Сорокин А.М. Сорокин

17 мая 2016 г. Юрин Е.И. Юрин

Из каких выплат удерживать переплату пособия

Если сотрудник получил пособие больше, чем полагается из-за счетной ошибки бухгалтера, удержать с него излишне выданные суммы можно:

  • из заработной платы;
  • при последующих выплатах ему социальных пособий (это больше подходит для ситуаций, когда сотруднику выплачивается ежемесячное пособие по уходу за ребенком).

Если законодательством не предусмотрено безапелляционное удержание переплаты пособий, работник может вернуть ее добровольно. Например, внести излишне полученную сумму в кассу организации. Либо дать разрешение:

  • на удержание излишне полученной суммы из своей заработной платы;
  • зачет этой суммы в счет последующей выплаты пособия.

Рекомендуем в уведомлении работнику предложить варианты внесения переплаты.

Образец уведомление о излишне удержанной сумме пособия. С предложением удержать переплату

112438, г. Москва, ул. Яблочкова, д. 9

тел. (495) 918-19-64, факс (495) 918-59-74

Исх. № 22/05 Виолончелисту

17 мая 2016 г. Контробасову Е.И.

Уважаемый Евгений Ильич!

Уведомляем Вас о том, что Вам излишне выплачена сумма пособия по временной нетрудоспособности за дни нетрудоспособности с 16 по 18 мая 2016 г. в размере 256 руб. 30 коп. (двести пятьдесят шесть руб. 30 коп.).

Предлагаем Вам вернуть излишне полученную сумму пособия путем удержания из заработной платы за май 2016 г.

Главный бухгалтер ООО «Рога» Сорокин А.М. Сорокин

Согласен на удержание из зарплаты Контробасов Е.И. Контробасов

Важно помнить! Удержание каких-либо сумм задолженности из заработной платы возможно при условии, что работник не оспаривает его оснований и размеров (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Свое согласие он должен подтвердить письменно, например записью «согласен на удержание» в уведомлении.

При каждой заработной платы или последующей выплате пособия удерживать можно не более 20% причитающейся работнику суммы (ст. 138 ТК РФ, ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ и ч. 2 ст. 19 Закона № 81-ФЗ). При прекращении выплат оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке. Размер удержания из заработной платы и иных доходов должника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.

Проводки по удержанию

Исправительные проводки делают в месяце, в котором обнаружена ошибка.

Пособие по временной нетрудоспособности. Если излишне было выплачено пособие по временной нетрудоспособности, сделайте проводки:

Читать еще:  Что такое ЕДВ обзор ежемесячных денежных выплат

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

— сторнирована сумма излишне начисленного пособия за первые три календарных дня болезни за счет средств организации;

ДЕБЕТ 69.1 КРЕДИТ 70

— сторнирована сумма излишне начисленного пособия за оставшиеся дни болезни за счет средств ФСС РФ;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— сторнирована излишне начисленная сумма налога на доходы физических лиц.

Обратите внимание! Запись об отмене излишне удержанного НДФЛ отражают в налоговой карточке в графе того месяца, когда фактически производятся исправления.

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком. Если переплата возникла по пособию по беременности и родам или пособию по уходу за ребенком, сторнировочная запись будет следующей:

ДЕБЕТ 69.1 КРЕДИТ 70

— сторнирована сумма излишне начисленного пособия.

Что делать, если бухгалтер переплатил пособие работнику?

Бухгалтер ошибочно переплатил работнику денежные средства. Ситуация неприятная, так как излишне выплаченные деньги могут быть взысканы только в исключительных случаях. Что нужно знать бухгалтеру, чтобы выйти из этой ситуации без потерь?

Повышение квалификации в Школе бухгалтера : программы обучения разработаны на основе требований профессионального стандарта «Бухгалтер».

Как возникает переплата

Переплатить сотруднику пособие можно по двум причинам:

  • счетная ошибка, в результате которой сумма пособия оказалась завышенной;
  • работник предоставил недостоверные сведения, повлиявшие на расчет пособия.

Последовательность действий бухгалтера в каждой из перечисленных ситуаций будет отличаться и по документальному оформлению, и по порядку истребования у работника излишне выплаченной суммы пособия, и по налоговым последствиям. Давайте разберемся с каждым случаем отдельно.

Счетная ошибка

Излишне выплаченная заработная плата, пособия, отпускные, иные выплаты могут быть удержаны, если это явилось результатом счетной ошибки (Ст. 137 ТК РФ).

Что такое счетная ошибка? С учетом позиции Роструда, изложенной в письме от 01.10.2012 № 1286-6-1, счетной считается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов. Этой позиции придерживается Верховный Суд РФ в Постановлении от 20.01.2012 № 59-В11-17. Иные ошибки (например, неправильное истолкование норм законодательства, указание неверных исходных данных для начисления выплат и т.п.) основанием для производства удержаний из заработной платы работника не являются.

Удержание производится в размере не более 20% суммы, причитающейся застрахованному лицу, при каждой последующей выплате пособия либо заработной платы. При прекращении выплаты пособия (зарплаты) оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке (ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

Работник Селиванов П.И. предприятия «Гамма» был нетрудоспособен с 1 по 7 апреля 2017 года. 10 апреля в понедельник вышел на работу и принес листок нетрудоспособности. Страховой стаж сотрудника — 9 лет. Работник не подавал работодателю заявление на предоставление налоговых вычетов по НДФЛ. Выплаты, облагаемые страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, в расчетном периоде составили:

2015 год — 350 000 рублей;

2016 год — 450 000 рублей.

Рассчитывая средний заработок для оплаты больничного, бухгалтер «Гаммы» допустил арифметическую ошибку:

(350 000 + 540 000) / 730 = 1 219,18 руб.

1 219,18 руб. х 7 дн. = 8 534,26 руб. (в том числе первые три дня временной нетрудоспособности оплачены за счет работодателя — 3 657,54 руб., за счет соцстраха — 4 876,72 руб.).

На руки: 8 534,26 – (8 534,26 х 13 %) = 7 424,26 руб.

После пересчета сумма больничного оказалась меньше:

(350 000 + 450 000) / 730 = 1 095,89 руб.

1 095,89 руб. х 7 дн. = 7 671,23 руб. (в том числе первые три дня временной нетрудоспособности — 3 287,67 руб., за счет соцстраха — 4 383,56 руб.).

На руки: 7 671,23 – (7 671,23 х 13 %) = 6 674,23 руб.

7 424,26 руб. – 6 674,23 руб. = 750,03 руб. (в том числе за счет соцстраха — 428,59 руб.).

Для удержания из заработной платы работника излишне выплаченной суммы пособия необходимо заручиться его согласием и попросить написать заявление.

На предприятии «Гамма» заработная плата выдается дважды в месяц:

  • за первую половину месяца — 25-го числа;
  • за вторую половину месяца — 10-го числа месяца, следующего за расчетным.

Поскольку Селиванов П.И. принес больничный 10 апреля, в течение 10 календарных дней пособие было назначено. 25 апреля Селиванову П.И. выплатили пособие в размере 7 424,26 руб. одновременно с заработной платой за первую половину апреля. НДФЛ в размере 1 110 руб. следовало перечислить в бюджет в срок до 2 мая включительно.

Бухгалтер рассчитал заработную плату Селиванова П.И. за апрель пропорционально отработанному времени. Оклад работника — 50 000 рублей. В апреле 20 рабочих дней, отработано — 15.

50 000 руб. / 20 х 15 = 37 500 руб.

За первую половину месяца Селиванов П.И. получил заработную плату пропорционально отработанному времени:

50 000 / 20 х 5 = 12 500 руб.

За вторую половину апреля Селиванову П.И. причитается заработная плата 37 500 — 12 500 = 25 000 руб.

Максимальный размер удержаний определяется после уменьшения зарплаты сотрудника на сумму НДФЛ. Согласно статье 138 ТК РФ максимальный размер удержаний нужно рассчитывать исходя из дохода, причитающегося сотруднику, а ему причитается доход, уменьшенный на сумму НДФЛ.

  • доход, причитающийся работнику 25 000 – (37 500 х 13 %) = 20 125 руб.;
  • ограничение на удержание из заработной платы, установленное статьей 138 ТК РФ20 125 х 20 % = 4 025 руб. ;
  • 750,03 руб.

ФCC не принял к зачету пособия — как учесть такие суммы?

Почему ФСС не принял к зачету пособия?

Траты на оплату листков нетрудоспособности, декретных и детских пособий, а также иные меры соцподдержки работников работодателю компенсирует ФСС: либо соцвыплаты засчитываются в счет взносов на временную нетрудоспособность и материнство (ВНиМ), либо возмещаются страхователю на расчетный счет.

Для принятия соцрасходов к зачету или возмещению ФСС должен их проверить. Согласно подп. 4 п. 1 ст. 4.2 и п. 4 ст. 4.7 закона «Об обязательном соцстраховании на случай ВНиМ» от 29.12.2006 № 255-ФЗ соцстрах имеет право не засчитывать расходы на выплату пособий по госсоцстрахованию, если они произведены:

  • на основании неверно оформленных либо выданных с нарушением законодательства документов;
  • с нарушением законодательства РФ о соцстраховании;
  • вовсе без подтверждающих документов.

ФСС может обвинить организацию в создании искусственных условий для возмещения или зачета бюджетных средств. Мы разобрали такие случаи в этой статье.

ФСС также отказывает в возмещении или зачете, если считает, что больничный лист поддельный.

Как бухгалтеру действовать при подозрении, что листок нетрудоспособности поддельный, читайте здесь.

Итак, у ФСС есть полномочия отказать страхователю в зачете или возмещении соцвыплат. Организация может в таком случае либо спорить с фондом в суде, либо согласиться с госорганом. Если возместить соцвыплаты так и не удалось, то бухгалтеру придется внести ряд корректировок в учет и отчетность по не принятым фондом расходам.

Алгоритм отражения в учете пособий, не принятых ФСС к зачету

Если ФСС не принял облагаемое пособие и отказал в возмещении или зачете соцвыплат, то бухгалтер должен поступить следующим образом:

  1. Сторнировать в бухучете суммы незачтенных пособий.
  2. Списать незачтенные суммы в расходы либо удержать их с работника.
  3. Исчислить с незачтенной соцвыплаты страховые взносы — это наиболее безопасный путь для страхователя в настоящий момент, рекомендованный ФНС и Минфином (письма от 22.09.2017 № ЕД-4-15/19093 и от 01.09.2017 № 03-15-07/56382 соответственно). Но с этим можно и поспорить.
  4. Доплатить взносы в ФНС либо в ФСС (за периоды до 2017 года) — если вы уменьшаете ежемесячные соцвзносы на ВНиМ на суммы пособий, то после отказа ФСС в зачете пособий нужно доплатить администратору взносов на ВНиМ (до 2017 года — ФСС, с 2017 года — ФНС) в размере суммы соцвыплаты, не принятой к зачету
  5. Начислить и удержать НДФЛ с работника — данный пункт не касается пособия по временной нетрудоспособности, с которого НДФЛ и так удерживается. А вот с другими видами соцпособий ситуация сложнее. По аналогии с начислением страхвзносов: если ФСС отказывается засчитывать выплату пособия, то оно прекращает быть страховым обеспечением по обязательному соцстрахованию. А значит, не относится к выплатам, из сумм которых подоходный налог не удерживается. Следовательно, если работник отказывается вернуть пособие, не зачтенное ФСС, то такая выплата становится его доходом, с которого надо удержать подоходный налог. Однако в законе отсутствует прямая обязанность взимать НДФЛ с не зачтенных соцстрахом пособий. Но если не удержите НДФЛ, но начислите страхвзносы, это может вызвать вопросы у налоговиков, так как между базой для начисления страхвзносов и базой по подоходному налогу возникнет разница.
  6. Разобраться с возможной переплатой по НДФЛ — если работник вернул пособие, ранее облагаемое подоходным налогом, то у него возникает переплата. Вы должны сообщить о ней сотруднику (п. 1 ст. 231 НК РФ), а затем эту переплату либо зачесть в счет будущих платежей по НДФЛ, либо вернуть работнику на основании заявления исключительно на его банковский счет.
  7. Перечислить взносы и НДФЛ* в бюджет.
  8. Рассчитать пени по взносам и подоходному налогу* и также перечислить государству. На момент признания соцвыплат невозмещаемыми у организации образуется недоимка по страхвзносам и НДФЛ*. А пени рассчитываются за период от дня, следующего за установленной датой перечисления страхвзносов за месяц, в котором было выплачено пособие, до дня, предшествующего дню погашения задолженности по взносам или подоходному налогу.
  1. Скорректировать отчетность — нужно внести исправления в бухгалтерскую и налоговую отчетность, в том числе в отчеты по персоналу: 2-НДФЛ**, 6-НДФЛ** (за периоды с 2016 года), 4-ФСС, РСВ-1 (за периоды до 2017 года), ЕРСВ (за периоды начиная с 2017 года).

* Если подоходный налог ранее не был удержан и вы решили все же его удержать.

** Корректируется, если вы предпочли удержать подоходный налог с сумм, ранее им не облагаемых.

Рассмотрим подробнее каждый этап.

Учет пособий, не принятых к зачету ФСС: работник вернул пособие

Бухучет соцвыплат, не зачтенных или не возмещенных соцстрахом, зависит от того, вернул ли работник пособие, а также облагалось ли оно изначально подоходным налогом.

По незачтенным пособиям — в бухучете бухгалтер сторнирует записи по начислению сумм данных выплат. Дата бухпроводки будет соответствовать дате решения фонда о непринятии к зачету расходов. Затем не подтвержденные фондом соцрасходы могут быть удержаны с работника, но только в 2 случаях:

  • предоставление работником заведомо неверных сведений для начисления пособия (поддельный больничный, справка о заработке за последние 2 года с завышенными суммами доходов работника);
  • допуск бухгалтером счетной ошибки.

Согласно ч. 4 ст. 137 ТК РФ, ч. 4 ст. 15 закона 255-ФЗ, ч. 1 ст. 138 ТК РФ такие суммы можно удержать из трудовых доходов работника, но не более 20% заработка за каждый месяц. В остальных ситуациях возврат излишних соцвыплат производится работником добровольно.

Если работник возвращает пособие добровольно либо соцвыплату удерживают из его зарплаты, то бухзаписи будут следующие:

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector