5 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как присваивается табельный номер сотрудникам организации

Как присваивается табельный номер сотруднику

С таким понятием, как табельный номер, сотрудники предприятий и организаций сталкиваются далеко не всегда. Более того, рядовые работники могут просто-напросто даже не знать о его существовании. А вот специалисты кадровых отделов обязаны вести табельный учет персонала. И это лишь часть кадрового делопроизводства, которое является настоящей наукой, имеющей свои законы, правила и порядки. При этом, раздел о табельных номерах занимает в ней хоть и не вполне официальное, но довольно значительное место.

Что такое табельный номер

Как уже понятно из самого названия, по сути, табельный номер – это специальный цифровой код работника. Он присваивается человеку с момента начала исполнения им трудовых обязанностей. Табельные номера не повторяются и для каждого сотрудника такой шифр является строго индивидуальным. На протяжении всего периода работы человека в той или иной компании его табельный номер остается неизменным.

Даже если работник в какой-то момент уволился из организации, но потом принял решение в нее вернуться, ему будет присвоен прежний табельный номер.

Надо сказать, что табельный учет редко используется в маленьких фирмах, но, как правило, он в обязательном порядке применяется на средних и крупных предприятиях.

Для чего нужны табельные номера

Присвоения работникам предприятия особенных цифровых комбинаций преследует сразу несколько целей:

  • облегчение работы специалистам отдела бухгалтерии по обработке и фиксации данных о внутренних перемещениях сотрудников;
  • табельный номер используется для внесения по тому или иному работнику различных отметок, которые позволяют в дальнейшем более просто и правильно рассчитать такие параметры, как заработная плата и сопутствующие налоги;
  • данные цифры дают возможность легко найти всю информацию о зарплате, больничных, отгулах, сверхурочных часах, отпусках и т.д. по тому или иному работнику.

Но, все же, основное предназначение табельного номера – учет времени, проводимого сотрудником непосредственно на рабочем месте. Для этого, уполномоченные работники предприятия фиксируют время прибытия персонала с работы и ухода домой, всевозможные отлучки на обед, по личным делам и т.д. В дальнейшем эти сведения позволяют определить, отработал ли человек положенное время или может быть у него была переработка, и, исходя из этого, начислить ему заработную плату.

Если говорить о времени, которое сотрудник должен проводить на рабочем месте, то тут существует три основных варианта.

  1. Полный рабочий день (40 часов в неделю).
  2. Сокращенный рабочий день (20 часов в неделю и менее).
  3. Неполный рабочий день (количество часов определяется в индивидуальном порядке отдельным соглашением между работодателем и сотрудником).

Чаще всего последние два пункта применяются к студентам, несовершеннолетним, пенсионерам, людям с ограниченными возможностями и некоторым другим категориям граждан.

Кто присваивает табельный номер работнику

В каждой организации, ведущей подобный учет персонала, должен быть специалист, на которого возложена данная обязанность. Как правило, это либо руководитель подразделения, либо сотрудник кадрового отдела, которые впоследствии передают данные в бухгалтерию, либо непосредственно бухгалтер, либо специальный табельщик. Последнее особенно распространено на крупных промышленных предприятиях. Уполномоченный работник ведет реестр и учет присвоенных шифров, контроль за правильностью их присвоения и использования

Кому присваиваются табельные коды

Табельные номера должны присваиваться всем сотрудникам предприятия, на котором ведется табельный учет. В частности:

  • тем, кто устроен на постоянной основе;
  • временным сотрудникам;
  • внешним совместителям;
  • сезонным работникам.

Внимание! Если работник совмещает должности в рамках одного структурного подразделения или отдела, заводить на него отдельный табельный номер не нужно. Однако, если его вторая работа находится вне данной организации или в другом подразделении, то присвоение табельного номера является вполне целесообразным.

Как присваивается табельный номер

По общепринятым правилам кадрового и бухгалтерского учета, табельные номера должны присваиваться с единичного значения. По мере увеличения численности сотрудников данная цифра, соответственно, растет в хронологическом порядке, без пропусков. Для шифровки табельного номера используются только арабские цифры, без внесения каких либо других символов, типа точек, кавычек, дефисов и т.д.

Однако, вышеприведенная информация не является строго обязательной. Дело в том, что в законе нет ни специальных пунктов, ни каких-либо нормативных актов, регламентирующих присвоение табельных номеров. Так что, чисто теоретически, каждое предприятие вправе самостоятельно решать, как именно разрабатывать и применять к сотрудникам эти цифровые коды, а также корректировать их в дальнейшем.

Поскольку табельный учет позволяет держать порядок в ведении внутренней документации, то при назначении табельных номеров желательно придерживаться следующих рекомендаций:

  1. Заниматься табельным учетом должен строго определенный сотрудник;
  2. Присваивать табельный номер нужно сразу же после подачи вновь принятым работником всех необходимых документов для оформления или же в его первый рабочий день;
  3. При присвоении табельных цифровых комбинаций надо соблюдать хронологию, исключая пропуски;
  4. Необходимо доводить до сведения работника числящийся за ним цифровой код;
  5. Обязательно вносить индивидуальный номер в приказ о приеме на работу.

Присваивание табельных номеров уволившихся вновь принятым сотрудникам

Рано или поздно практически все специалисты, занимающиеся табельным учетом на предприятиях и организациях, задаются вопросом: можно ли повторно присваивать табельные номера? Поскольку законодательно это никак не регламентируется, то здесь приходится опираться на сложившуюся практику. А она такова, что обычно уже использовавшиеся номера либо не находят дальнейшего применения, либо присваиваются новым работникам по прошествии, не менее чем одного года с того времени, как был уволен ранее числившийся на нем сотрудник.

Где регистрируется учет табельных номеров

Предприятия, пользующиеся табельным учетом сотрудников, ведут, как правило, и журнал учета табельных номеров. В нем фиксируются следующие данные:

  • фамилия, имя, отчество работника;
  • дата приема его на работу;
  • должность и специальность;
  • номер трудового договора и его дата;
  • структурное подразделение, в котором он числится;
  • собственно сам табельный номер.

Подводя итог вышеприведенной информации, можно сказать, что ведение табельного учета является довольно важной составляющей частью кадрового и бухгалтерского делопроизводства. Однако, при присвоении табельных номеров следует руководствоваться некоторыми правилами, которые каждое предприятие вправе разработать самостоятельно. Впрочем, их нарушение не ведет ни к каким санкциям со стороны контролирующих органов. Тем не менее, безупречный табельный учет существенно облегчает и оптимизирует работу кадровых и бухгалтерских отделов, позволяя избегать ошибок в начислении заработной платы и иных выплат.

Читать еще:  Ликвидационный баланс можно подать в форме бухгалтерского баланса

Как присваивается табельный номер сотруднику?

Табельный номер сотрудника — как присваивается и зачем он нужен? Рассмотрим эти и другие вопросы в нашей статье.

Присвоение табельного номера сотруднику — это обязательно?

Каждому специалисту, заключившему с работодателем срочный или бессрочный контракт, назначается табельный номер, который впоследствии фиксируется во всех документах, имеющих отношение к кадровому учету и расчету зарплаты (п. 18 Приложения к письму Госкомтруда СССР, Министерства финансов СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80). При этом если человек прекращает трудовые отношения с фирмой, то его табельный номер желательно не присваивать другому сотруднику в течение 1–2 лет.

Табельный номер может фигурировать в самых разных документах организации, например:

  • в зарплатной ведомости (форма № Т-53);
  • распоряжении о материальном награждении сотрудника (форма № Т-11);
  • формах для отражения рабочего времени (№ Т-12, Т-13).

Указанный выше нормативный акт, принятый еще в советское время, действует, как и многие другие источники права СССР, до сих пор. Поэтому присвоение табельного номера работнику — обязательная процедура для российских работодателей.

Рассмотрим, как она может быть осуществлена на практике, а также какими нюансами характеризуется применение табельного номера специалиста в кадровом учете.

Процедура присвоения табельного номера

Общий алгоритм назначения табельного номера работнику может быть следующим:

1. Специалист кадровой службы (или иное лицо, принимающее сотрудника на работу) запрашивает у ответственного коллеги свободный табельный номер.

Сведения о занятых табельных номерах могут отражаться в специальном журнале учета. Его форма не установлена законом. Как правило, в ней предусматривается указание:

  • Ф.И.О. принятого сотрудника;
  • даты принятия на работу;
  • должности специалиста;
  • табельного номера (который закрепляется за конкретным специалистом на время работы и на 1–2 года после прекращения трудового договора).

2. Издается приказ о приеме на работу (форма № Т-1), подготавливается личная карточка специалиста (форма № Т-2).

В обоих документах фиксируется табельный номер.

Узнать больше о процедуре приема сотрудника на работу вы можете в статье «Как составить приказ о приеме на работу — образец-2017».

3. Сведения о принятом на работу сотруднике с подтверждением присвоения ему табельного номера передаются специалисту, который ведет журнал табельных номеров.

Прежде чем попасть в кадровые документы фирмы, табельный номер должен быть тем или иным образом сформирован. Изучим, как это может быть осуществлено.

Принципы формирования табельного номера

Законодательство не устанавливает четких требований к способу формирования, структуре и прочим характеристикам табельного номера, например длине. Работодатель вправе использовать номера, составленные по любому удобному для сотрудников принципу.

Общепринятым в российских компаниях можно считать подход, когда используется табельный номер, имеющий в своем составе только арабские цифры, длиной, не превышающей 6 цифр. Табельные номера могут присваиваться сотрудникам соотносительно с очередностью оформления их трудовых договоров.

В фирме может быть предусмотрена система соотнесения структуры табельного номера с теми или иными характеристиками трудовой функции человека. Как вариант — система, позволяющая по табельному номеру точно определить отдел, в котором работает специалист (например, по первым цифрам).

ИНТЕРЕСНО! В практике бухгалтерского учета на советских предприятиях предусматривалось применение табельных номеров работников из 4 цифр (п. 7, 8 приложения 1 к методическим указаниям, утвержденным письмом Министерства финансов СССР и ЦСУ СССР от 20.02.1981 № 35/34-Р/426).

Особенности применения табельного номера

Общепринятым можно считать правило, по которому табельный номер выполняет двойственную функцию:

  • идентифицирует работника;
  • определяет его должность.

Данный подход правомерно обосновать следующими соображениями.

В п. 18 приложения к письму № 75-АБ/89/10-80 говорится о том, что табельный номер должен фиксироваться в документах по учету заработной платы. Поскольку зарплата начисляется отдельно по каждой должности, по ним следует применять разные идентификаторы — в данном случае в виде табельного номера. Так, в расчетной ведомости (форма № Т-51) напротив каждого табельного номера указывается должность работника.

Узнать больше о специфике применения формы № Т-51 вы можете в статье «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист».

Таким образом, если человек работает на двух должностях у одного работодателя, ему, как правило, присваивается 2 табельных номера. В структуре журнала учета данных номеров могут быть предусмотрены отдельные графы для специалистов, работающих по совмещению — для удобства учета.

Порядок формирования и применения табельных номеров устанавливается локальным нормативом работодателя. В частности, в нем может быть регламентирован порядок применения табельного номера работника при повторном приеме.

Нужен ли новый табельный номер сотрудника при повторном приеме?

Однажды присвоенный сотруднику табельный номер сохраняется за ним (его должностью — одной или несколькими) до момента увольнения из компании (прекращения работы на должности). По факту увольнения (прекращения работы на этой должности) табельный номер может сохраняться за специалистом в течение рекомендованных письмом № 75-АБ/89/10-80 сроков.

Таким образом, если работник вернулся в компанию в течение 1–2 лет, для его идентификации (либо его должности — одной или нескольких) целесообразно применить прежний табельный номер.

Если человек вернулся позднее истечения срока закрепления за ним табельного номера, его применение будет возможным, только если к тому моменту соответствующий номер не был передан другому работнику.

Отдельные правила применения табельного номера работодатель может установить и в отношении идентификации должностей работников (как мы отметили выше, для каждой из них может быть определен отдельный табельный номер).

Например, если уволившийся работник очень быстро вернется в компанию на другую должность, то и табельный номер ему могут назначить новый, а прежний — передать первому работнику, пришедшему на прежнюю должность уволенного сотрудника. Данный подход облегчит бухгалтерам порядок расчета зарплаты, который зависит, как мы отметили выше, от характеристик должности, а не от личности работника.

Читать еще:  Займ онлайн с плохой кредитной историей

Итоги

Табельный номер обязательно назначается работнику при заключении договора. Если сотрудник занимает несколько должностей в фирме, ему выделяется отдельный табельный номер для каждой должности. Если человек увольняется, в течение 1–2 лет работодатель может сохранять за ним табельный номер. Учет номеров ведет ответственный работник с применением специального журнала.

Узнать больше о применении кадровых документов, в которых указывается табельный номер, вы можете в статьях:

Как присваивается табельный номер сотрудника

Сами сотрудники нечасто сталкиваются с табельными номерами, а часто и вовсе не знают об их существовании. Тем не менее, на многих предприятиях (чаще средних и крупных) в кадровой документации используется табельный номер сотрудника. Как присваивается этот номер и зачем он нужен, расскажем в этой статье.

Что такое табельный номер (ТН)?

Это цифровой код, который присваивается работнику при приеме на работу в организацию один раз и на весь период работы, используемый для удобства ведения кадровой документации. Даже если работник уволится, а затем повторно устроится на работу в ту же фирму, ему будет присвоен тот же самый ТН. Как правило, новым сотрудникам табельные номера прежних сотрудников не присваиваются, чтобы не возникло путаницы.

ТН используется во всех документах по учету рабочего (отработанного) времени, заработной платы и других и является уникальным кодом сотрудника, который позволяет кадровому работнику быстро и эффективно обрабатывать информацию, связанную с данным сотрудником, – производить расчет заработной платы и налоговых отчислений, больничных, отпусков, вести учет отработанного времени.

Как присваивается табельный номер?

Порядок присвоения данных кодов работникам законодательно не установлен, однако некоторые положения содержатся в Письме Госкомтруда СССР N 75-АБ, Минфина СССР N 89, ЦСУ СССР N 10-80 от 27.04.1973 «Об Основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве» (п. 18). Согласно данному Письму ТН присваивается каждому работнику, принятому:

ТН уволенного работника не присваивается другому работнику в течение 1 — 2 лет.

Правила присвоения ТН разрабатываются самой организацией. Как правило, ТН состоит из цифр, но предприятие вправе использовать в нумерации и другие символы. Запретов на это законодательство не содержит.

Основные принципы присвоения ТН должны быть закреплены в документе, отражающем кадровую политику предприятия, чтобы нумерация была единообразной.

Перечислим основные моменты, которые являются общими в вопросе присвоения ТН сотрудникам:

  • обязанности по присвоению ТН и соответствующим контролю и учету должны быть возложены на одного сотрудника;
  • ТН присваивается в день подачи устраивающимся на работу лицом всех необходимых документов;
  • ТН указывается в приказе о приеме на работу;
  • нумерация начинается с цифры 1 и продолжается в хронологическом порядке. Первый ТН присваивается руководителю организации, например генеральному директору. Однако, если гендиректор будет уволен и на его место придет новое лицо, последнему будет присвоен не первый ТН, а номер, следующий за последним принятым на работу сотрудником;
  • ТН не изменяется ни по каким причинам, присваивается один раз и навсегда;
  • при переводе работника в другое подразделение внутри одной организации его ТН остается прежним, а если он направлен на какой-то период на другое предприятие, там ему будет присвоен другой ТН в соответствии с правилами, установленными на данном предприятии.

ТН закрепляются в журнале учета табельных номеров. В этот документ заносятся следующие данные:

  • Ф.И.О. работника;
  • дата приема работника на работу;
  • должность или специальность работника;
  • реквизиты трудового договора (номер и дата);
  • структурное подразделение, в котором числится работник (отдел, цех и т.д.);
  • табельный номер.

ТН и учет рабочего времени

На предприятиях, где размер заработной платы зависит от времени, проведенного работником на рабочем месте, ТН используется для фиксирования и учета часов работы конкретного сотрудника. Если работник провел на работе больше положенного, ему должны быть предоставлены дни отгула или оплачено время работы сверх нормы.

Размер отдыха или допоплаты будет зависеть от того, какой работнику установлен режим рабочего времени:

  • нормальный – 40 часов в неделю;
  • сокращенный – до 4 часов в день, например для несовершеннолетних;
  • неполный – по соглашению с работодателем, для женщин с несовершеннолетними детьми, инвалидов, пенсионеров и т.д.

Так, несмотря на то, что присвоение ТН не является обязательным и не установлено законодателем, ТН активно используется многими организациями по сей день, а значит, ТН – это действительно удобный и эффективный инструмент ведения кадрового учета.

Как присвоить табельный номер сотруднику

Табельный номер представляет собой реквизит, который используется в кадровом учете. С помощью табельного номера во внутренних бумагах компании отображается отдельный человек, а не просто штатная единица.

Когда для внутреннего кадрового учета и учета рабочего времени работодатель использует унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом, табельный номер является одним из обязательных реквизитов. Без него корректно заполнить бланки будет невозможно. В статье рассмотрим как присвоить табельный номер сотруднику.

Табельный номер

Табельный номер – это уникальный цифровой код (в рамках одного работодателя), который присваивается сотруднику. Цифровое сочетание должно быть простым, но при этом позволять идентифицировать любого сотрудника, чтобы путаницы при заполнении кадровых бланков не возникало. В крупных компаниях, когда отдельные структурные подразделения имеют свою кадровую и бухгалтерскую службу, сотрудникам коды присваивают в пределах одного отдела.

Присваивается табельный номер один раз при приеме нового сотрудника на работу и остается в течение всего периода трудовых отношений с работодателем. С увольнением работника, его табельный номер не присваивают новому сотруднику. А если работник после увольнения решит вернутся, то ему вновь присвоят прежний номер (Читайте также статью ⇒ Прием нового сотрудника на работу).

Важно! Присваивается номер каждому новичку в хронологическом порядке. Полученный код не будет меняться, если работника переведут или изменятся его паспортные данные.

Читать еще:  Аудит основных средств

Кому присваивается табельный номер

Табельные номера, позволяющие идентифицировать сотрудников, присваиваются работникам:

  • заключившим с работодателем бессрочный трудовой договор;
  • трудящимся по срочному трудовому договору;
  • внешним совместителям;
  • сезонникам.

Для чего присваивается табельный номер

Табельный номер необходим для внутреннего применения. Они, как правило, не указываются в исходящих документах, но используются в документах по учету отработанного времени, приказов по личному составу и др.

Присвоение сотрудникам идентифицирующих номеров позволяет:

  • сделать более простой обработку данных по кадрам;
  • отслеживать перемещение сотрудников при внутренних переводах в другие подразделения;
  • вносить специальные отметки при присвоении номера, позволяющие облегчить учет или устанавливающие специальный порядок выплат;
  • в оперативном порядке сформировать запрос по отдельному сотруднику, получать сведения о начисленной или выплаченной зарплате сотрудника, его больничных, отгулах, отпусках и др.

Важно! Главной причиной использования табельных номеров для сотрудников является учет рабочего времени, отработанного каждым. Они используются при учете и фиксации времени явки сотрудника на работу или ухода домой, перерывов на обед и просто отлучек по своим делам.

С помощью номеров работодатели могут получать достоверные сведения относительно того, как работник использует свое рабочее время. Они могут контролировать этот процесс, учитывать его в системе оплаты труда.

Где отражаются табельные номера

Помимо личных данных сотрудника и наименования его должности, табельный номер указывается в:

  • приказе о приеме на работу (восстановлении на работу, увольнении);
  • приказе на отпуск (командировку, о переводе);
  • табеле учета рабочего времени;
  • графиках сменности, штатной расстановке;
  • командировочном удостоверении;
  • различных регистрационных журналах (книгах).

Порядок действий при присвоении табельного номера сотруднику

Утвержденного порядка действия по присвоению табельного номера работнику нет. Законодательно не предусмотрен определенный порядок присвоения табельного номера работодателем. В связи с этим работодатели вправе самостоятельно разработать свой порядок действий и закрепить свой алгоритм в локальных нормативных актах.

Алгоритм действий может быть оформлен в виде инструкции или положения, в котором подробно будут указаны правила присвоения номера, учета и контроля номеров в компании. Если для учета применяются автоматизированные средства для кадрового и бухучета, то код будет присваиваться автоматически в программе при регистрации нового работника. Однако, многие работодатели до сих пор ведут учет вручную и отражают табельные номера в регистрационных журналах. Ответственным за ведение и хранение журнала назначается один из сотрудников компании: кадровый специалист, бухгалтер или делопроизводитель. Такая обязанность, как присвоение принимаемому сотруднику табельного номера возлагается на кадровика приказом. Если рассматривать крупных работодателей, то функция по присвоению табельных номеров является обязанностью табельщика. Помимо непосредственного присвоения номера, табельщик или иной ответственный сотрудник также ведет их реестр, а также контролирует правильность присвоения или использования номера.

Важно! Если работодатель переходит на новый вид программного обеспечения, то табельные номера сотрудников при переносе в новую систему должны остаться без изменений.

Как присвоить табельный номер сотруднику

Если у нового кадрового сотрудника возникают сложности в присвоении табельного номера работнику, то ему нужно опираться на внутренние правила компании, а также общепринятые стандарты.

Большая часть работодателей использует единый порядок присвоения табельного номера, который не меняется уже на протяжении нескольких десятилетий. Для начала составляют общий список номеров с единицы. Причем, под первым номером, как правило, указывают директора, под вторым – его заместителя и т.д., пока все сотрудники не будут пронумерованы.

При составлении приказа о приеме на работу новый работник получает свой номер. Это может происходить как автоматически, так и вручную, учитывая хронологический порядок и без пропусков.

К примеру, если в штатной расстановке указаны 125 записей о работниках, то новому сотруднику будет присвоен табельный номер 126. Исключением из правил является прием на работу прежнего уволившегося сотрудника, который уже имел свой табельный номер. В этом случае возможно использование прежнего кода.

Однако, происходит такое на практике довольно редко. При повторном приеме на работу уволенного сотрудника, с ним заключают новый трудовой договор, что говорит о начале новых трудовых отношений. Соответственно, и номер присваивается новый.

Формат табельного номера обычно представлен арабскими цифрами. Никаких посторонних символов в нем нет. Не используются такие символы, как тире, дефис, римские цифры, индекс или буквенное сочетание. Однако и прямого запрета на применение указанных символов тоже нет. Но обычно табельный номер выглядит следующим образом: «123». А такие номера, как «123ФИО» или просто «ФИО» (например, с использованием инициалов) встретить можно довольно редко.

Как присвоить табельный номер внутреннему совместителю

Внутреннее совместительство представляет собой выполнение работ одним сотрудником по нескольким должностям в пределах одной компании.Все поручения своего работодателя внутренний совместитель выполняет только в свободное время от занятости по своей основной должности. При внутреннем совместительстве с сотрудником заключают отдельный трудовой договор.

В связи с тем, что с одним работником при внутреннем совместительстве заключается несколько трудовых соглашений, то и табельные номера целесообразнее присваивать по каждому. То есть, если работник занят на двух должностях, то ему присваивается два номера, если на трех – то три и т.д.

При таком подходе будет упрощаться процесс учета отработанного времени совместителем. Те часы, которые им отработаны по основной работе будут учитываться отдельно от времени, отработанного им по совместительству. Поэтому и в приказах о приеме на основною работу и работу по совместительству будут указываться разные табельные номера (Читайте также статью ⇒ Как завести трудовую книжку впервые).

Заключение

Как правило, каждому новому работнику, с кем работодатель подписывает трудовой договор, присваивается табельный номер. Исключением не являются такие работники, как надомники, сезонники или сотрудники, занятые на условиях неполного рабочего времени. Не присваивается табельные номера только тем работникам, с кем трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором (договор подряда, договор оказания услуг).

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector