14 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Продажа Трудовой Книжки Сотруднику Проводки

Учет трудовых книжек в бухгалтерском учете: проводки

По законодательству Российской Федерации ни одна организация не имеет права вести трудовой учёт сотрудников без учёта трудовых книжек. В статье расскажем про учет трудовых книжек в бухгалтерском учете + проводки, рассмотрим документы, необходимые для учёта и правила их ведения, изучим ответственности за нарушения.

Обязателен ли учёт трудовых книжек в бухгалтерском учёте?

Согласно ст. 65 ТК РФ среди документов, предоставляемых работником работодателю для заключения трудового договора, в обязательном порядке присутствует трудовая книжка. По ряду причин у работника может отсутствовать трудовая книжка, в связи с чем, работодатель доложен действовать в соответствии с трудовым законодательством:

Работодатель обязан оформлять трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него более 5 дней. Читайте также статью: → «Как заполнить трудовую книжку?».

Варианты учёта трудовых книжек

Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей бланки трудовой книжки и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности, вследствие чего бланк трудовой книжки и вкладыш в неё и принимаются к учёту в качестве бланка строгой отчётности.

После оформления трудовой книжки работнику к учёту принимается уже задолженность работника перед работодателем, равная стоимости бланка трудовой книжки.

В письме Министерства финансов Российской Федерации от 19 мая 2017 г. № 03-03-06/1/30818 содержится информация, представленная Департаментом налоговой и таможенной политики, где говорится о том, что:

  • операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость;
  • взимаемая с работника плата за предоставление трудовых книжек или вкладышей в них подлежит обложению налогом на прибыль организаций в общеустановленном порядке.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Бухгалтерские проводки учёта трудовых книжек

Трудовые книжки приняты в качестве бланка строгой отчётности:

Трудовые книжки приняты в качестве активов:

Документы, используемые для учёта трудовых книжек

В соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) с целью учёта трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей в обязательном порядке ведутся:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Читайте также статью: → «Книга учета трудовых книжек».

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Требования, предъявляемые к ведению документов, используемых для учёта трудовых книжек

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (п. 41) регламентируют порядок ведения документации:

Вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Ответственность за нарушения в учёте трудовых книжек

Ответственность за нарушение в учёте трудовых книжек относится к нарушению трудового законодательства РФ, за что предусмотрено наложение санкций (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 15.11 КоАП РФ)):

В случае похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности в действие вступает ст. 235 УК РФ, где возможно применение следующих санкций:

  • штраф в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;
  • обязательные работы на срок до 360 часов;
  • исправительные работы на срок до одного года;
  • арест на срок до трех месяцев. Читайте также статью: → «Пошаговая инструкция по опломбированию журнала учета трудовых книжек».
Читать еще:  Как составить уникальное торговое предложение ТОП10 примеров УТП

Рубрика “Вопросы и ответы”

Вопрос №1. При трудоустройстве на работу работодатель попросил меня принести чистую трудовую книжку, купленную в книжном магазине или киоске. Законно ли это?

Законодательство вменяет в обязанность работодателям обеспечение трудовыми книжками вновь принятых сотрудников (если по каким-то причинам трудовая книжка отсутствует). Единственный момент – при увольнении Вам придётся возместить стоимость трудовой книжки, о чём работодателем будет совершена соответствующая бухгалтерская проводка.

Вопрос №2. Наша, вновь созданная компания, планирует вести набор сотрудников с соответствующим оформлением в соответствии с трудовым законодательством. Подскажите, пожалуйста, как обеспечить сохранность трудовых книжек?

Трудовые книжки относятся к официальным документам строгой отчётности, хранение которых должно производиться в шкафах или сейфах, исключающих утрату или порчу.

Бухгалтерский учет трудовых книжек

Хозяйственные операции по приобретению и списанию формуляров трудовых книжек и вкладышей в них подлежат отражению в бухгалтерском учете организации.

Порядок бухгалтерского учета этих бланков в настоящее время законодательно не установлен. В разные годы Минфин многократно выпускал разъяснения по данному вопросу, которые противоречили действующим нормативным актам, друг другу и больше дезориентировали налогоплательщиков, чем реально помогали правильно вести учет.

В результате на сегодняшний день применяется 2 варианта учета бланков трудовых книжек:

  • в качестве активов, реализуемых работникам предприятия;
  • в качестве расходов работодателя.

Способ учета формуляров организация определяет самостоятельно и закрепляет в учетной политике.

Трудовая книжка – актив организации

1) Как товар для перепродажи с использованием счета 41

Такой порядок учета Минфин рассматривает в письме от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818.

Следует отметить, что большинство специалистов с данной точкой зрения чиновников категорически не согласны, поскольку:

  • товар представляет собой имущество, которое реализуется в рамках договорных отношений по волеизъявлению сторон, а передача трудовой книжки происходит в силу требований ТК РФ и уклониться от этой обязанности по собственной воле работодатель не может;
  • реализация бланков производится исключительно Объединением «ГОЗНАК» или его уполномоченными представителями, другие лица продавать формуляры не имеют права;
  • работодатель взимает с работника плату за бланк в той же сумме, которая была ранее уплачена официальному поставщику, т. е. фактически происходит возмещение понесенных затрат, а такая операция реализацией не признается.

2) Как материалы с использованием счета 10

В данном случае бланки приходуются как материалы, используемые для управленческих нужд предприятия. Такой порядок учета считается более корректным.

Поскольку затраты на приобретение формуляров являются экономически оправданными, они признаются в качестве расходов при исчислении налога на прибыль (письмо ФНС от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@).

Денежные средства, полученные от работников в оплату бланков, считаются доходами организации (письмо ФНС от 26.09.2007 № 07-05-06/242) и также учитываются в составе налоговой базы по налогу на прибыль.

Обратите внимание: компании, применяющие УСН, не смогут включить стоимость приобретенных формуляров в состав расходов при исчислении единого налога, поскольку такие затраты не поименованы в закрытом перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

При этом денежные средства, полученные за бланки от работников, рекомендуется включить в состав внереализационных доходов, чтобы избежать претензий со стороны налоговиков.

Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее облагается НДС (если работодатель является плательщиком данного налога), а сумма НДС, ранее предъявленная продавцом формуляров, подлежит вычету при наличии правильно оформленной первичной документации.

Примечание:

В настоящее время имеются постановления ВАС с положительными решениями в пользу налогоплательщиков (ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2003 № А26-5317/02-28, 02.03.2007 № А56-44214/2006), подтверждающие следующую позицию: выдавая работникам бланки труд. книжек, работодатель не ставит целью получение прибыли, а выполняет обязательства, наложенные законодательными актами. Следовательно, такие операции не являются предпринимательской деятельностью и не подлежат обложению НДС.

Приобретенные формуляры трудовых и вкладышей к ним, хранящиеся в организации, учитываются на забалансовом счете 006 в качестве бланков строгой отчетности.

Обратите внимание: списать бланк трудовой книжки (вкладыша) можно в день его выдачи сотруднику. При этом датой выдачи нужно считать не день увольнения, а день, когда бланк был оформлен на имя работника.

Читать еще:  Программа проведения вводного инструктажа по гражданской обороне

Реализация трудовых книжек сотрудникам: проводки

Правовой базой России трудовые книжки наделены свойствами основного документа, подтверждающего рабочий стаж человека. Без этого формуляра по общему правилу невозможно устроиться на работу по трудовому договору. Записи в бланк вносит работодатель, а за допущенные и неисправленные ошибки к предприятию или ИП могут быть применены меры административной ответственности. В бухгалтерском учете при отражении оборота кадровых БСО (бланков строгой отчетности) отдельно указывают проводки по реализации трудовых книжек сотрудникам.

Как оприходовать трудовые книжки

Работодатели при имеющихся в их распоряжении трудовых книжках должны организовать ведение их учета в специальном журнале.

Бланки трудовых книжек выпускает «Гознак» и реализует их через сеть официальных продавцов (приказ Минфина от 22.12.2003 г. № 117н). Причём для возможности заниматься распространением чистых формуляров трудовых книжек со стандартным уровнем защиты распространители должны заключать с АО «Гознак» письменные договоры.

Работодатели ведут бухгалтерский учет трудовых книжек с детализацией по контрагентам, поставляющим этот вид документов. Постановка на учет нового бланка должна быть отражена также в журнале учета трудовых книжек. Эта правило регламентировано постановлением № 69, датированным 10.10.2003 г.

После приобретения и получения трудовых книжек в бухгалтерском учете проводками типового характера эти бланки ставят на баланс. Для отражения стоимости трудовых применяют счет 10. Оприходование отражают дебетовой записью по счету 10 и кредитовым оборотом по счету 60. При этом сумму корреспонденции указывают без учета НДС.

Трудовая книжка продана работнику

При приеме на работу нового сотрудника, у которого нет стажа, на его имя надо завести трудовую книжку. Бланк берут обычно из запасов работодателя.

При заключении трудового договора и выдаче кадровому инспектору книжки для заполнения в учете делают запись о списании цены формуляра:

Записанная на счет новопринятого сотрудника сумма должна быть им возмещена.

Трудовые книжки приравнены законом к бланкам строгой отчетности. Их отражают на забалансовых счетах.

При признании издержек на трудовые книжки проводки составляют двойные:

  • Дт 91 – Кт 76 – отражают издержки в сумме приобретенной партии трудовых книжек (стоимость учитывают без НДС);
  • Дт 006 – книжки как бланки строгой отчетности поставлены на забалансовый учет;
  • Кт 006 – списана трудовая книжка, выделенная работодателем для фиксации стажа нового работника.

Расчет за книжки

Ежемесячно в бухгалтерскую службу подают данные о полученных от работников средствах в качестве возмещения стоимости трудовых книжек и вкладышей к ним. Деньги принимает ответственное должностное лицо с обязательным оформлением приходного ордера.

Работник не возмещает стоимость новой трудовой книжки при условии, что:

  • работодателем допущены ошибки при внесении в бланк первой записи, поэтому документ пришлось передать на уничтожение и потребовался дополнительный чистый формуляр;
  • документ был испорчен по вине руководства предприятия;
  • трудовые книжки персонала утрачены или испорчены в результате чрезвычайного события.

Налоги

НДС из стоимости трудовых книжек выделяют на основании счета-фактуры. Дата формирования базы обложения НДС за трудовые книжки совпадает с днем оформления документа на имя новопринятого работника.

Потом затраты работодателя на закупку кадровых бланков без учета НДС должны быть зачтены при определении налога на прибыль.

Доходы в виде возмещений за трудовые книжки признают в учете в составе внереализационных поступлений.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Учет трудовых книжек

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласно пункту 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек в организациях ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

Формы указанных книг приведены в Приложениях 2 и 3 к Постановлению Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

В приходно-расходную книгу бухгалтер записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. Кроме того, в книге отражается когда, кому (Ф.И.О., должность работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки. Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги.

Читать еще:  Форма АДВ2 заявление об обмене страхового свидетельства СНИЛС

15 июля 2005 года ОАО «Сервис» было приобретено у ЗАО «Разносбыт» 5 трудовых книжек. Цена за бланк — 120 рублей. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной №23965 от 15 июля 2005 года. Купленные бланки имеют серию АХ, а номера с 0068435 по 0068440.

В этом же месяце 25 числа ОАО «Сервис» приняло оператором Петрова И.И., который устроился на работу впервые. Приказ от 25 июля 2005 года №35-к. На основании заявки №9 от 25 июля 2005 года кадровику Свиридовой Н.П. была выдана трудовая книжка серии АХ за №0068435.

Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 600 рублей.

Приходно-расходную книгу бухгалтеру необходимо заполнить следующим образом:

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей ведут специалисты отдела кадров. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь принятым работникам (с указанием серии и номера), а также указывается должность (специальность) работника, наименование места его работы с указание структурного подразделения, номер и дата приказа, на основании которого произведен прием работника, подпись лица, заполнившего трудовую книжку, ее стоимость и прочее.

В книгах все листы в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы. Такие требования установлено пунктом 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Воспользуемся условиями примера 1.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей специалистом отдела кадров Свиридовой Н.П. были сделаны следующие записи:

Отсутствие перечисленных книг либо их неправильное оформление является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность.

В соответствии с пунктом 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, выдавая работнику трудовую книжку, работодатель взимает с него стоимость бланка. Не взимается плата с работника лишь в двух случаях:

— при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). В данном случае выдается дубликат трудовой книжки;

— в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Размер платы за бланк трудовой книжки определяется размером расходов на ее приобретение.

Вопрос о том, происходит ли реализация книжек при взимании платы за нее, спорный. Поэтому существует два способа учета выданных трудовых книжек, рассмотрим их.

Выбор варианта приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и последующего взимания платы за них с работников остается за работодателем.

При таком способе учета считается, что организация покупает книжки для личных целей работников, а не для себя. Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки книжек не нужно приходовать.

В соответствии с Приказом Минфина Российской Федерации от 31 октября 2000 года №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» трудовые книжки учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (вместе с НДС). «Входной» НДС по трудовым книжкам нельзя принимать к вычету. На стоимость выданного бланка НДС начислять не нужно.

Организация в феврале приобрела 30 бланков трудовых книжек по 70 рублей за штуку (в том числе НДС — 11 рублей). Общая стоимость бланков — 2100 рублей (в том числе НДС – 320 рублей) – была оплачена в тот же месяц.

В апреле организация принимает на работу специалиста, не имеющего трудового стажа. Поэтому отдел кадров завел для него трудовую книжку, а стоимость бланка по его заявлению удержана из заработной платы.

К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» рекомендуем открыть субсчет 73-3 «Расчеты за трудовые книжки».

В бухгалтерском учете операции отражаются следующими записями:

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector