147 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Акт уничтожения средства электронной подписи Образец бланк 2019 — 2020

Акт уничтожения средства электронной подписи

Акт уничтожения средства электронной подписи составляется в организации в случаях, когда необходимость в использовании этого вида подписи отпадает, меняются условия эксплуатации либо истекает срок самого сертификата электронной подписи и ЭЦП.

Где регистрируется

Когда происходит получение ключа, его номер и дата получения обязательно заносятся реестр сертификатов ключей. Это отражено в пятом пункте статьи 14 Закона №63-ФЗ от 6 апреля 2011 года.

При уничтожении в этом документе делается соответствующая отметка с подписями ответственных лиц. При этом могут быть упомянуты номер и дата акта уничтожения средства электронной подписи.

Сроки

Удостоверяющие центры выдают электронные цифровые печати организациям и частным лицам, они и определяют сроки их действия. В большинстве случаев это календарный год. Практика показала, что это оптимальный срок использования, за который организация успеет выполнить все полагающиеся действия с электронной подписью.

Кроме того, бухгалтерия за год минимум один раз делает сводный отчет с проверкой сроков действия электронной подписи. При правильно организованной в учреждении работе печать будет вовремя заменена на новую. Предыдущая версия, если она устарела, уничтожается.

Виды средств электронной подписи

В 2011 году закон точно определил, какие электронные подписи могут быть действительны в Российской Федерации. Это всего две разновидности: обычная и усиленная электронная печать. Последняя, в свою очередь, делится на квалифицированные и неквалифицированные экземпляры.

Обычная электронная подпись может представлять собой пароль.

Усиленная отличается от обычной тем, что при ее формировании применяются криптографические способы. Квалификация же печати приобретается путем издания специального квалифицированного сертификата.

Юридическими лицами допускается использование только квалифицированной усиленной печати. И акт уничтожения средства электронной подписи может быть издан только по поводу уничтожения этого вида ЭП.

Кем составляется акт

Для того чтобы документ имел законную силу, числиться в составителях должны минимум три человека. Согласно общепринятым требованиям в акте должна содержаться информация о:

  • Полном наименовании организации (юридического лица), которому принадлежит средство электронной печати.
  • ФИО и должности членов комиссии, которая составила акт.
  • Дате и городе подписания документа. Эти данные располагаются в верхней части, сразу после названия акта уничтожения средства электронной подписи.

  • Полном наименовании средства электронной подписи.
  • Способе уничтожения.
  • Том, куда будет передана карточка учета лицензии ЭЦП.

Причем последние два пункта уже сформулированы в бланке. Остается вписать название местного казначейства и название уничтожаемой единицы учета на предприятии.

Когда электронная подпись перестает действовать

14 статья, пункт 6 закона 63-ФЗ предусматривает такие основные случаи, при которых дальнейшее использования электронной цифровой печати нецелесообразно, так как сертификат на ее использование теряет силу. Это происходит если:

  • Вышел срок его действия и требуется продление. Обычно УЦ, которые выдают ЭП и сертификаты к ним, ограничивают время действия одним годом.
  • Тот, кто владеет правом подписи, пишет заявление специального образца о том, что он уничтожает ее и больше не собирается использовать.
  • Закрывается учреждение, которое использовало ЭЦП. В этом случае обязательно наличие подтверждающих этот факт документов.
  • Удостоверяющий центр, который выдал ЭЦП, закрылся и не передал свои права другому учреждению. Причем ответственность за информирование владельцев электронных печатей лежит на самом удостоверяющем центре.
  • Если для продолжения действия сертификата в него необходимо внести какие-либо изменения (например, продлить срок).
  • Если физический носитель ЭЦП (например, флешка) вышел из строя, а копий его не было сохранено.

Причем если у сертификата истек срок действия, то его владелец обязан максимум за 5 дней написать заявление о том, что ему требуется продление. Если владелец такого заявления не написал, то все документы, подписанные этой электронной цифровой печатью, теряют свою силу, а деятельность по процессам, заверяемым с помощью такой ЭЦП, считается незаконной.

Большинство удостоверяющих центров строго следят за сроками пользования своих печатей и в таких случаях прекращают их действие дистанционно.

Кто может уничтожить

Средства электронной подписи контролируются не меньше, чем физические печати. Уничтожить их могут либо владельцы, которые писали заявление на получение и пользовались в рабочей деятельности, либо доверенные лица этих сотрудников.

Важно! Право действовать от имени владельца сертификата должно быть официально подтверждено нотариально заверенной доверенностью.

Кому нужно сообщить

Все ЭЦП и сертификаты к ним с самого начала заносятся в общий Реестр сертификатов. Когда происходит уничтожение средства электронной подписи, эта информация должна быть удалена из этого реестра в течение 1 рабочего дня.

Несмотря на то что действие сертификата можно прекратить и по телефону, и при личном устном обращении, юридически более грамотно будет оформить все в письменном виде. Так, при обращении в суд, например, на руках остается официальный документ, который может послужить веским доказательством в пользу одной из сторон.

Читать еще:  25 тысяч из материнского капитала срок подачи заявления

Также информация об уничтожении ЭП и аннулировании сертификата поступает в САС, которая издает официальное уведомление об аннулировании. Таким образом, инициатором уничтожения и вычеркивания из реестра действующих ЭП может быть как владелец, так и удостоверяющий центр, который ее выдал. И в этом процессе очень помогает акт уничтожения средства электронной подписи, бланк и образец которого размещены на нашем сайте.

Приказ на ЭЦП

Образец приказа о наделении правом электронной подписи

Хозяйственная деятельность каждого предприятия сопровождается оформлением определенной документации. Не является исключением и наделение правом электронной подписи. В такой ситуации руководитель предприятия издает приказ на ЭЦП и осуществляет ознакомление с ним конкретного сотрудника, в отношении которого такой приказ издан.

Электронная подпись

Прежде чем издавать соответствующий приказ, руководству предприятия следует четко определиться со следующими критериями:

  • перечнем лиц, наделенных ЭЦП;
  • видом подписи, которым наделен конкретный сотрудник;
  • перечнем полномочий, связанных с использованием ЭЦП;
  • ознакомлением наделяемых соответствующим правом сотрудников с перечнем мер безопасности, связанных с применением и хранением ЭЦП.

С этой целью необходимо правильно определить тот вид подписи, который соответствует перечню полномочий и возможностей, связанных с ней.

В рассматриваемых подписях применяются определенная кодировка, пароли или другие подобные механизмы, которые имеют своей целью определение факта подписания документации конкретным человеком.

Усиленными видами электронных подписей являются:

  • неквалифицированная (НЭЦП);
  • квалифицированная (КЭЦП).

В качестве признаков НЭЦП выделяются:

  • применение ключа подписи;
  • при помощи НЭЦП имеется возможность идентифицировать человека, подписавшего документ;
  • с ее помощью можно отследить изменения в электронный документ;
  • НЭЦП формируется путем применения средств электронной подписи.

Другой вид подписи – КЭЦП отражает в себе все критерии НЭЦП с добавлением двух добавочных характеристик:

  • ключ проверки ЭЦП прописывается в специальном сертификате;
  • для нее применяются специальные средства, соответствующие отдельным требованиям законодательства.

Основным отличием простой подписи от усиленной квалифицированной является то, что для простой подписи сертификат ключа не формируется, а для усиленной квалифицированной ЭЦП это, напротив, является обязательным условием. Для НЭЦП формирование сертификата необязательно.

Важно учитывать, что, помимо отчетности перед налоговиками, для взаимоотношений с другими органами (например таможенными), а также с целью подписания электронных счетов-фактур применяется именно квалифицированная электронная подпись. Для подписания же первичных бухгалтерских документов может применяться любая ЭЦП, в т.ч. простая.

Приказ на электронную подпись (образец)

После определения вышеуказанных критериев предприятию следует сформировать соответствующий текст приказа (распоряжения). Сразу оговорим, что какой-либо унифицированной формы или обязательного содержания по отношению к такому документу законодательство не предусматривает. Следовательно, каждое предприятие вправе применять свою форму приказа и включать в него те сведения и указания, которые посчитает нужным.

В приложении к данной статье содержится образец приказа. Его текст и форма являются примерными. Организации же следует включать в приказ те сведения, которые определены конкретной ситуацией.

В качестве реквизитов в таком приказе следует отразить, в т.ч.:

  • дату приказа;
  • дату наделения сотрудника соответствующими полномочиями и срок их действия;
  • подпись руководителя;
  • подпись сотрудника, подтверждающую ознакомление с приказом, и дату такого ознакомления.

Ели в дальнейшем полномочия сотрудника, связанные с применением подписи, претерпят изменения, их следует отразить в дополнении к приказу или новом распоряжении, содержащем соответствующие сведения.

Скачать образец приказа о наделении правом электронной подписи

Образец заполнения акта установки средств электронной подписи

Внешний и внутренний электронный документооборот невозможен без использования электронной подписи (ЭЦП), а работа ЭЦП невозможна без специальных программных средств. Установкой программного обеспечения в организациях занимаются представители удостоверяющего центра или иной обслуживающей компании и в качестве гарантии корректности исользуемых программ составляется акт установки средств ЭЦП.

Регулирование установки ЭЦП на законодательном уровне

Вся деятельность, связанная с ЭЦП, включая ее изготовление и настройку на ПК, регулируется Федеральным Законом 63 от 06.04.2011 г. В законе указаны основные термины и определения, условия эксплуатации и срок действия ЭЦП, ответственность и обязанность владельца подписи по ее сохранности, а также требования к установленному ПО. Дополнительно детализируют этот документ два нормативных акта:

  • Приказ «Об утверждении требований к форме КСКПЭП (квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи)» от 27.12.2011 г.( приказ ФСБ РФ);
  • Приказ «Об утверждении Требований к средствам ЭЦП и Требований к средствам удостоверяющего центра» от 27.12.2011 г. (приказ ФСБ).

Условия и правила составления акта установки электронной подписи также отражены в приказе и являются обязательными к исполнению.

Читать еще:  Образец журнала вводного инструктажа по охране труда 2019 - 2020

Правила составления акта установки ЭЦП

Скачать бланк акта установки средств электронной подписи можно по ссылке:

Образец заполнения УФК доступен для скачивания:

Акт выдается исполнителем, привлеченным организацией для инсталляции и настройки средств электронной подписи. Документ оформляется в двух экземплярах, один из которых в течение 10 дней должен быть предоставлен в удостоверяющий центр.

Шапка документа

В шапке акта указывают:

  • наименование и номер документа;
  • место составления (можно указать только город);
  • дату установки.

Дату проставляют полностью, с указанием месяца (цифрами или словами) и года (цифрами).

Обязательные данные

В документе обязательно прописывают:

  • полное название (можно с адресом) организации, устанавливающей ЭЦП;
  • ФИО лица, устанавливающего ПО;
  • полное название ПО;
  • номер АРМ (автоматизированного рабочего места);
  • полный адрес рабочего места;
  • ФИО пользователя или его представителя;
  • номер ЭЦП;
  • номер карты учета лицензии УЦ;
  • дату выдачи карты учета лицензии.

Также в акте прописывается стандартная информация об условиях использования ЭЦП, об ответственности и обязательствах пользователя.

Документ подписывается сторонами: лицом, совершающим установку ПО и представителем отдела IT компании.

Для установки средств электронной подписи организации должны привлечь специалистов удостоверяющего центра или обслуживающей фирмы (согласно требованиям действующего ФЗ-63). После завершения работ компании выдается акт установки средств ЭЦП, содержащий все основные данные: номер ЭЦП, дату выдачи лицензии и ее номер, название ПО и т.д. Акт подписывается сторонами и хранится в течение всего периода действия ЭЦП в удостоверяющем центре и в организации.

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Какие документы могут быть уничтожены

В процессе ведения предпринимательской и иной деятельности физическое или юридическое лицо создает и получает множество самых различных документов. По мере течения времени некоторые документы утрачивают свою значимость и подлежат утилизации. Основным критерием отбора документа к уничтожению является истечение срока его хранения, установление которого основывается на данных экспертизы ценности документа.

Под ценностью документа понимается его значение как в деятельности самой организации, так и в более широком смысле слова. Документ может являться достоянием культуры, историческим памятником, и иметь экономическое и другое значение. Уничтожение таких документов может иметь последствия вплоть до уголовного преследования.

Зачастую определить ценность того или иного документа бывает затруднительно даже для опытного сотрудника организации. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 был утвержден Перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков их хранения. Он не является исчерпывающим, однако практически все основные виды документации и сроки их хранения в нем содержатся.

В соответствии с их ценностью документы можно разделить на категории. Критерием деления являются сроки хранения.

Документация постоянного хранения

Данный вид документации обладает самой высокой ценностью, поскольку содержит основную информацию об организации, а также являются объектом культурного и прочего интереса. Эти документы существуют столько, сколько существует организация, и не уничтожаются даже после ее ликвидации.

К ним относятся:

  • учредительные документы организации;
  • распорядительная документация по предприятию;
  • положения о структурных подразделениях организации;
  • акты приема-передачи при смене руководителей организации, и т.п.

Данные документы по истечении определенного срока передаются в объединенные архивы муниципальных образований или госархивы. Исключение составляют частные документы негосударственных организаций.

Среди этих документов выделяются особо ценные документы. Они обладают еще более высоким приоритетом.

Документы длительного хранения

К этой категории относятся дела, хранящиеся 11 лет и более. Эти документы имеют практическое значение в деятельности организации, но обычно не представляют общественной ценности. Это кадровая документация, документы об изготовлении электронной цифровой подписи и другие. Эти документы также хранятся в архиве организации и передаются на хранение в ведомственные или муниципальные архивы (об исключении сказано выше).

Документы временного хранения

Данная категория документов хранится в течение 10 лет и менее. Эти документы используются непосредственно в текущей деятельности организации и не имеют общественного значения. Эти дела не подлежат обязательной передаче в архив и могут храниться непосредственно по месту составления, например, в канцелярии или договорном отделе организации.

Хранение электронных дел осуществляется соответственно тем же срокам, что и хранение бумажных документов той же важности.

Определение ценности документов

Порядок определения ценности документов и отбора их к уничтожению регламентируется одобренными Росархивом «Основными правилами работы архивов организации» от 2002 года и более современными, хотя и во многом идентичными Правилами работы архивов организации, утвержденными приказом Минкультуры №526 от 15 марта 2015 года.

Экспертиза ценности документа в течение его «жизни» проводится как минимум дважды:

  • в конце делопроизводственного года при переутверждении номенклатуры дел организации на следующий год;
  • по истечении установленного срока хранения, когда определяются документы, которые можно уничтожить, и документы, которые будут переданы (если это предусмотрено) в объединенный архив.
Читать еще:  Как заполнять больничный лист работодателю образец 2019 - 2020 Юридические Советы

Для того чтобы определить ценность документа требуется учет мнения специальной экспертной комиссии (ЭК), состав которой назначается приказом по предприятию.

Председателем комиссии назначается директор или заместитель директора по административной части или начальник службы делопроизводства. В комиссию рекомендуется включать не мене трех человек из числа наиболее хорошо разбирающихся в документации работников (как правило, это начальник кадровой службы, начальник службы делопроизводства) и обязательно — лицо, ответственное за архив организации. Эти работники будут нести ответственность за определение срока хранения каждого документа.

Для экспертизы ценности электронных документов могут быть привлечены работники IT-службы.

Если в организации имеется научная или иная документация, требующая учета мнения определенного специалиста, может быть создана отдельная комиссия с участием компетентных в данной области работников.

В полномочия ЭК входит продление срока хранения отдельных документов, если они будут признаны не утратившими ценность даже после того, как срок их хранения истек.

Оформляется решение ЭК протоколом. Протоколы заседания экспертной комиссии предприятия в случае, если документы передаются в городской или другой архив, обязательно согласовываются с экспертно-проверочной комиссией архива. Без ее одобрения изменение сроков хранения документов не допускается.

Уничтожение документов

После проведения экспертизы ценности документов с истекшим сроком хранения и согласования вопросов по спорным документам составляется акт о выделении документов к уничтожению.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

При уничтожении документов должны соблюдаться следующие принципы:

  1. уничтожение должно быть санкционированным;
  2. уничтожение не должно затрагивать документы, касающиеся длящегося или предстоящего судебного разбирательства;
  3. уничтожение должно затрагивать не только оригиналы, но и копии документа;
  4. уничтожение должно проводиться с соблюдением коммерческой и иной тайны, конфиденциальности информации.

Обычно сначала составляются акты по структурным подразделениям, а затем — общий акт, по предприятию.

Форма акта утверждена приказом Минкультуры РФ №526 от 15.03.2015 (Приложение №21 к Правилам работы архивов). Вам останется лишь вписать свои данные в шаблон.

Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, состоит из следующих разделов:

  1. «шапка» документа с указанием названия документа, даты составления и номера документа, а также поля «Утверждаю», в котором указываются дата утверждения и проставляется должность, подпись и расшифровка подписи лица, которое утвердило акт;
  2. преамбула, содержащая в себе ссылку на нормативный документ, ставший основанием для определения сроков хранения документа и название фонда (организации), дела которой отобраны для уничтожения;
  3. основная часть, оформленная в виде таблицы, в которой перечисляются заголовки дел, выделенных к уничтожению. Заголовки удобнее группировать по структурным подразделениям. Если к уничтожению выделяется много однородных дел (например «Служебные записки»), то можно просто указать общий заголовок и обозначить количество дел;
  4. в резолютивной части указывается итоговое количество дел, выделенных для утилизации, цифрой и прописью;
  5. если организация передает документы на хранение в объединенный архив, в акт включается раздел об утверждении дел постоянного хранения ЭПК архива. Частным организациям, самостоятельно хранящим свои документы, такой отметки не требуется;
  6. подпись лица, ответственного за архив;
  7. номер и дата протокола заседания экспертной комиссии предприятия;
  8. отметка о передаче дел на уничтожение. Указываются вес бумажных дел и наименование электронного носителя, а также способ утилизации, проставляются дата, должность и подпись работника, передавшего документы для уничтожения;
  9. если уничтожаются документы, находящиеся в объединенном архиве, делается отметка о внесении изменений в учетные документы. Эта отметка также подтверждается подписью работника архива.

Уничтожение бумажных документов осуществляется физически: сжиганием, пропусканием через шредер и т.п.

Процедура может быть осуществлена как силами самого предприятия, так и силами сторонней организации. Прием-передача документов на уничтожение оформляется приемо-сдаточной накладной, а за погрузкой и вывозом документов следит работник архива или документационного обеспечения управления.

Не допускается использование документов с истекшим сроком хранения в качестве черновиков, а также выбрасывание их в общие мусорные корзины.

Самым надежным способом уничтожить электронный документ является уничтожение его физического носителя, однако допускаются и другие методы (стирание, перезапись, размагничивание и т.п.).

Статья 27 Федерального закона №125 от 22.10.2004 года оговаривает предусмотренную законодательством ответственность организаций за нарушения правил архивного хранения документов.

Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector