5 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Журнал учета личных дел

Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников

Законодательно обязательные бланки не утверждены, поэтому учреждения вправе разработать их самостоятельно в произвольном формате. Более того, они могут применять формы, утвержденные разными министерствами.

Для чего нужен и чем предусмотрен

Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:

  • все сведения систематизированы;
  • поиск сведений занимает меньше времени;
  • такой формат удобен в применении;
  • защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.

В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:

  • документы по уволенным госслужащим и работающим хранятся отдельно;
  • место хранения — отдельное помещение;
  • бумаги должны размещаться в металлических шкафах;
  • доступ третьих лиц исключается;
  • входить в кабинет могут только специально уполномоченные работники.

Порядок учета и хранения личных дел госслужащих строго регламентирован ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, касающегося персональных данных госслужащих.

Книга учета позволяет установить фактическое ознакомление госслужащего с материалами дела, а также их цель. Несмотря на то, что в личных делах содержится карточка ознакомления, ведение журнала личных дел позволяет оптимизировать процесс, в том числе для проверяющих органов.

Кто ведет и где хранится

Поскольку личные дела сотрудников в учреждениях формируют и ведут сотрудники кадровых служб или специально уполномоченные работники (по приказу нанимателя), то и рассматриваемый журнал учета находится в ведении этих лиц. Они несут ответственность за правильность и своевременность его оформления. В период ведения он находится у ответственного лица.

Такой журнал — это документ внутреннего пользования. Его нельзя передавать сотрудникам иных, кроме кадрового, подразделений без распоряжения руководителя кадровой службы. Знакомить с ним сотрудников можно лишь в присутствии лица, ответственного за его ведение. Журнал с делами работников нужно регулярно предоставлять руководителю кадровой службы для проведения проверки правильности принятия решений, формирования отчетов, анализа деятельности.

Форма журнала учета

Форма может быть разработана специалистами отдела кадров и утверждена локальным распорядительным актом работодателя.

До изготовления журнала учета нужно определить, как будут расположены страницы — вертикально или горизонтально. Первый вариант оптимален для малого числа граф. При необходимости отражения большого объема информации приемлем второй вариант.

Обложку лучше изготовить из плотной бумаги формата А4, указав на ней наименование учреждения, сведения о начале ведения и его окончании.

Информацию об ответственном за ведение документа сотруднике можно отразить на обложке (с любой ее стороны) или на каждой странице. Сведения можно разместить и на последней странице.

Форма представления информации может быть такой:

Страницы книги учета личных дел нужно защитить от изъятия и дополнительных вложений. Для этого можно использовать варианты:

  1. Страницы нумеруются, шнуруются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной), сам журнал учета заверяется начальником кадровой службы или заместителем руководителя учреждения, в ведении которого находятся вопросы персонала, или непосредственно руководителем.
  2. Листы нужно пронумеровать по порядку и прошнуровать. На узел шнуровки на последней странице сделать наклейку с оттиском печати кадровой службы или организации. Сделать заверительную надпись:

Записи вносятся синими, фиолетовыми или черными чернилами. Исправления или удаление сведений с использованием корректирующих средств не допускаются.

При необходимости внести исправления ошибочные записи нужно зачеркнуть одной чертой таким образом, чтобы ранее внесенная информация четко читалась. Новую запись следует делать в той же графе. Если есть графа «Примечание», в нее вносится запись.

Если такой графы нет, ошибочные данные не зачеркиваются: под ними следует сделать отметку «запись N ___ в графе N ___ недействительна» и внести актуальную информацию.

Образец заполнения

Журнал учета личных дел работников, образец которого приведен далее, можно заполнить, включив сведения о:

  • дате формирования личного дела сотрудника;
  • Ф.И.О. работника;
  • номере по табелю;
  • должности в соответствии со штатным расписанием;
  • наименовании структурного подразделения;
  • информации о приказе о приеме на работу;
  • информации о распоряжении об увольнении с работы.

При необходимости оптимизировать поиск сведений документ можно оформить как алфавитную книгу, закрепив за буквами отдельные страницы.

Журнал регистрации и учета личных дел

Журнал регистрации и учета личных дел позволяет регистрировать личные дела сотрудников.

Согласно Указу Президента РФ от 30.05.2006 года №609 обязанность ведения личных дел сотрудников распространяется только на государственные и муниципальные органы власти, однако во многих коммерческих организациях также ведется работа с личными делами сотрудников так как это впоследствии значительно упрощает работу: вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени.

Вид основного раздела журнала:

Как оформить личное дело сотрудника?

Оформление персонального дела сотрудника начинается с правильного заполнения титульного листа. На данном листе указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, дата начала работы в организации (она совпадает с датой оформления дела) и присвоенный номер. Записи выполняются аккуратным почерком, чернилами синего, черного либо фиолетового цвета. Желательно при внесении информации избегать помарок и исправлений.

Далее идет по порядку вся имеющаяся информация на бумажных носителях. Личное дело пополняется документами по мере их поступления в период работы в организации.

В состав документов личного дела могут быть включены:

  • заявление сотрудника о приеме его на работу;
  • трудовой договор и дополнительные соглашенья к этому договору;
  • личный листок по учету кадров и дополнения к нему;
  • собственноручно заполненная сотрудником анкета либо написанная им автобиография;
  • копия документов о получении образования;
  • выписки из приказов об утверждении в должности;
  • должностная инструкция;
  • характеристики на сотрудника, рекомендательные письма, если таковые имеются;
  • ксерокопии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.;
  • копии либо выписки кадровых приказов (перевод на какую-либо должность, представления и т.п.);
  • документы о награждениях, поощрениях;
  • сведения о нарушениях, взысканиях;
  • иные документы, относящиеся к конкретному сотруднику.
Читать еще:  Открываем интернетмагазин готовимся платить налоги

В личном деле обязательно должна быть опись. Это список всей документации, подшитой в персональное дело. В нем по каждому документу отражается следующая информация:

  • название документа;
  • дата подшивки документа;
  • количество листов внесенного документа;
  • при изъятии документа из личного дела отмечается дата изъятия, кем и по какой причине бал изъят;
  • составленная опись заверяется уполномоченным специалистом.

Срок хранения документов в кадровой службе составляет: 10 лет для государственных служащих и 3 года для всех остальных.

При передаче дела в архив оно сшивается, нумеруется и описывается. Правильно оформленное личное дело передается в архив, где хранится в течение 75 лет.

По истечению данного срока персональные дела работников уничтожаются. Исключением являются документы граждан, занимавших руководящие должности, имевших правительственные награды и различные звания и т.п. Такие дела хранятся постоянно и уничтожению не подлежат.

Оформление и дальнейшее ведение личных дел сотрудников требует дополнительных временных и кадровых ресурсов. Но правильно сформированная база личных данных является хорошим помощником в работе кадровика и руководителя предприятия.

Контрольная пломба

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Правила оформления журнала учета личных дел работников

Когда сотрудник только поступает на работу, на него оформляется личное дело. Оно представляет собой папку, в которую включаются все бумаги, которые так или иначе связаны с сотрудником, и которые необходимы данной компании. Это личное дело в надлежащем порядке учитывается в соответствующем журнале.

Личное дело: что туда входит

Личное дело — это папка, в которую подшиваются различные бумаги, касающееся сотрудника предприятия. Эти документы могут быть как подлинниками, так и их копиями. Существует перечень документов, которые подшивают в подобную папку:

  • заявление работника в данную организацию о приёме на работу;
  • трудовой договор, который был оформлен, когда данное лицо поступало в данную организацию;
    • кроме того, все дополнительные соглашения, которые заключались вдобавок к самому трудовому договору;
  • личный листок данного сотрудника по учёту кадров и любые относящиеся к нему дополнения;
  • автобиография сотрудника либо анкета, которую он заполнил собственной рукой;
  • выписки из документа, утверждённого руководителем (приказа), которым сотрудник был назначен на должность;
  • дубликат документа, которым удостоверяется получение сотрудников высшего или иного образования;
  • инструкция, которая действует для сотрудника с учётом занимаемой им должности;
  • рекомендательные письма в отношении данного сотрудника из иных организаций;
  • характеристики на работника;
  • дубликаты приказов по кадрам либо выписки из данных документов (в которых предусмотрено перемещение сотрудника на иную должность и пр.);
  • ксерокопии документов, удостоверяющих личность (паспорт и пр.), документов, удостоверяющих брак и рождение детей;
  • информация о поощрениях, которые сотрудник имел по службе
  • информация о наложенных на сотрудника в процессе выполнения им своих обязанностей взысканиях и о допущенных им нарушениях;
  • прочие документы.

Последний пункт свидетельствует о том, что перечень не исчерпывающий, при необходимости в него могут добавляться и иные, не названные выше бумаги.

Кроме того, в личном деле должна быть опись, которая включает перечень всех документов, которые в нём присутствуют.

В ней для каждой из бумаг, включённых в личное дело, должна присутствовать следующая информация:

  • наименование самого документа;
  • день, когда эта бумага была подшита в папку;
  • число листов, содержащихся в данном документе;
  • если документ изъят, то в то место описи, где речь идёт о нём, добавляют упоминание о факте изъятия, поясняют его причину и лицо, которое это сделало, а также ставят дату.

Уполномоченный сотрудник производит заверение этой описи.

Правила заполнения журнала

В первую очередь при оформлении журнала учета личных дел заносят следующую информацию:

  • номер записи по порядку;
  • регистрационный номер личного дела;
  • дату оформления личного дела;
  • фамилию, имя и отчество работника;
  • табельный номер;
  • место хранения личного дела;
  • дату закрытия ЛД;
  • причина закрытия ЛД;
  • дата сдачи в архив;
  • примечания.

Все эти сведения должны быть записаны аккуратным разборчивым почерком, по возможности необходимо обойтись без исправлений в словах, а также не допускать помарок. Цвет чернил для заполнения титульного листа может быть чёрным, синим либо фиолетовым.

После этого в папке идут уже непосредственно документы. Их подшивают после титульного листа ровно в той последовательности, которая соответствует времени их оформления либо предоставления сотрудником.

Личные дела всех работников сшиваются. Также требуются фиксировать их в специальном журнале, который создаётся с этой целью.

Требования к хранению документов

Личные дела всех работников, которые в настоящее время работают на предприятии, требуется держать в его отделе кадров, соответственно журнал содержится там же. Для их хранения служит специальный несгораемый шкаф. Хранилище держат на замке и при этом опечатывают.

Журнал доступен для ответственного сотрудника отдела кадров, которые ведет личные дела и, кроме этого, начальнику отдела кадров. Уполномоченный сотрудник назначается руководителем, который издаёт соответствующий приказ. Перед заступлением на работу он проходит инструктаж. В ходе этого обучения ему рассказывают о его обязанностях и о содержимом личного дела работника, всех документах, которые требуется в него поместить. Также его под роспись знакомят с Положением, в котором описывается обработка личных данных сотрудника, а также содержатся правила их защиты, а также правила ведения журнала учета личных дел сотрудника.

Читать еще:  Доказательства в налоговом споре

При возникновении такой потребности в ходе выполнения обязанностей доступ к личным делам сотрудников также предоставляется руководителям структурных подразделений, в которых они заняты. Руководящий работник такого уровня может получить возможность ознакомиться с данными из личного дела подчинённого, для этого ему требуется обратиться к начальнику кадрового отдела либо к руководителю предприятия. При получении им разрешения издается приказ соответствующего содержания. Этот документ и служит основанием для допуска.

Следует открывать исключительно те сведения и предоставлять лишь те документы, которые требуются руководителю подразделения, и которые прямо включены в его запрос.

Не допускается открытие ему доступа к иным документам и, тем более, ко всему личному делу целиком. Также до предоставления ему сведений требуется ознакомить руководителя подразделения с Положением о персональных данных сотрудников, которое принято в данной компании и взять с него подпись в том, что он ознакомлен с данным документом.

Сам работник имеет свободный доступ к собственному делу. Ему для знакомства с ним не требуется ничья санкция. Он может получить его под роспись в любой день, когда ему это потребуется. Далее он может изучать его до завершения рабочего дня, после чего ему требуется вернуть дело в место хранения.

Когда сотрудник уволился и перешёл на другое предприятие, то допускается передача дела в другую компанию. Это осуществляется на основании поступающего из неё в предыдущую специального запроса, при этом такой обязанности не существует и решение остаётся за предыдущим работодателем. Когда же сотрудник уходит на пенсию, его дело через некоторое время отправляется из кадровой службы в архив. Для его хранения в кадровой службе предусмотрены следующие сроки: три года в общем случае и десять лет, если речь идёт о госслужащих.

Перед отправлением папки в архив её сшивают, присваивают ей номер и составляют описание.

Оформленное таким образом личное дело далее посылают в архив, в котором оно содержится 75 лет. Далее личные дела в общем случае уничтожаются.

Особые случаи — папки с делами, которые относятся к лицам, которые были руководителями, получали различные знания и удостаивались государственных наград. Для их дел уничтожение не допускается, они хранятся вечно.

В данном видео содержится информация о личных делах работников.

Журнал учета личных дел работников

Книга учета личных дел образец — Управление персоналом

Несмотря на это, многие предприятия вменили в обязанность кадровым службам ведение этого документа. Впоследствии это значительно упрощает работу, так как вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени.

Это папка с вшитыми в нее документами (копиями) на отдельного сотрудника. Рассмотрим перечень:

  • заявление о принятии на работу;
  • трудовой договор с дополнительные соглашениями;
  • личный листок по учету кадров;
  • собственноручно написанная анкета либо автобиография;
  • копия диплома об образовании;
  • должностная инструкция;
  • характеристики, рекомендательные письма;
  • ксерокопии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей;
  • выписки кадровых приказов (перевод на должность, представления);
  • награждения, поощрения;
  • нарушения, взыскания ;
  • иные документы.

Заполните титульный лист. Укажите фамилию, имя, отчество, дату начала работы (она совпадает с днем оформления дела) и присвоенный номер. Записи выполняйте аккуратным почерком, чернилами синего, черного либо фиолетового цвета. Избегайте помарок и исправлений.

Далее идет по порядку информация на бумажных носителях. Она пополняется по мере поступления сведений в период работы в организации.

Обязательно сделайте опись сведений в персональной папке. По каждому документу отражается следующая информация:

  • название;
  • дата подшивки;
  • количество листов;
  • опись заверяется уполномоченным специалистом.

Tитульный лист личного дела работника образец

При изъятии из папки документа во внутреннюю опись ставится отметка. Вкладывают справку-заместитель, в которой отражено когда, кем, для чего, на какой срок взята бумага. Заверяют подписями уполномоченный работник, и тот, кто его получил. Изъятие возможно только с разрешения руководителя предприятия или начальника отдела кадров.

Иногда приходится вносить исправления в титульный лист либо в опись документов. Это случается, когда человек меняет фамилию или другие данные, а также, если уточняющая информация отличается от уже внесенных данных (неправильно записано отчество). В этой ситуации кадровик должен заверить внесенные исправления печатью предприятия и своей подписью.

Не забудьте о фотографии. На оборотной стороне снимка пишется фамилия, имя, отчество изображенного сотрудника. Информация заверяется кадровым специалистом и печатью работодателя. Укажите дату фотографирования.

Все папки сшиваются и фиксируются в журнале регистрации.

Документы хранятся в несгораемом шкафу, который закрывают на замок и опечатывают.

Доступ к базе личных папок имеет начальник отдела кадров и специалист, работающий с данными документами. Он назначается приказом и проходит инструктаж. Кадровик также обязан ознакомиться под роспись с Положением об обработке и защите персональных данных наемных сотрудников, принятым на предприятии.

При необходимости информацией может воспользоваться непосредственный начальник сотрудника. Для получения сведений заинтересованное лицо обращается к руководителю отдела кадров либо предприятия. Издается приказ на ознакомление с документами. Предоставляется только та информация, которая отвечает направленному запросу.

Свободный доступ к своему делу имеет только работник. Оно может быть выдано ему под роспись до конца рабочего дня. После чего папка возвращается на место.

После увольнения или выхода на пенсию папки могут быть переданы на новое место работы (по специальному запросу) либо отправлены в архив.

При этом срок хранения документов в кадровом подразделении составляет: 10 лет для государственных служащих и три года для всех остальных.

Читать еще:  Комиссия по легализации налоговой базы что говорить

При передаче дела в архив оно сшивается, нумеруется и описывается. Хранится в течение 75 лет.

По прошествии срока документы уничтожаются. Однако личные данные граждан, занимавших руководящие должности, имевших правительственные награды и звания хранятся постоянно.

Ведение дел сотрудников требует дополнительных временных и кадровых ресурсов. Но правильно сформированная база данных является хорошим помощником в работе предприятия.

Создавая личное дело сотрудника, нужно учитывать некоторые нюансы:

  • Документы временного пользования в личном архиве не должны быть. То есть временные документы должны храниться отдельно от постоянных;
  • Позаботьтесь о том, чтобы исключить из персонального дела подлинные документы для постоянного хранения;
  • Каждый документ необходимо представлять в одном единственном варианте;
  • Одно дело в архиве не должно превышать более 40 миллиметров (4 см);
  • В основной папке должны храниться как документы, так и объяснительные приложения к ним.

Учтите, что Федеральным законом запрещается подвергать и включать в обработку информацию о работнике. Речь идет о религиозных и политических отношений, данные о частной жизни — без письменного разрешения. Персональные данные могут быть применены в виде трудоустройства или с учетом продвижения сотрудника по службе, обеспечения сохранности и безопасности имущества работника.

Личные дела должны быть оформлены одинаково и аккуратно. Это позволяет исключить потерю чрезвычайно важной документации.

Персональное дело работника оформляется в следующем варианте:

  • На основном листе находятся все данные сотрудника: фамилия, имя и отчество, а также дата, когда было заведено личное дело;
  • Если они хранятся в одной папке, отсортируйте их согласно алфавиту для облегчения дальнейшей работы;
  • Следите за общей суммой страниц одного дела. Количество не должно превышать больше 250 единиц.

Необходимость этого журнала существует для каждого предприятия. Единой формы журнала нет. Но ее можно самостоятельно создать или же приобрести в магазине. Содержание может меняться в зависимости от деятельности организации.

В журнале присутствуют данные о персональных делах, которые были когда-то заведены в конкретной организации. В подобной графе заносится дополнительная личная информация, дата, фамилия, имя и отчество работника и так далее. Закрытие дела сопровождается пометкой в журнале в виде причины и даты закрытия. Если в бланк дела сотрудника внести опциональные данные, можно использовать дополнительную графу под наименованием — Примечание.

Сегодня существует приказ Минздравсоцразвития Российской Федерации под номером 739н, согласно которому оформляется журнал учета людей, которые отправились в командировку.

По новым правилам каждый руководитель должен вести учет собственных сотрудников, которые направляются в служебные командировки как по территории Российской Федерации, так и в иностранные государства. Чтобы этот учет был осуществлен, требуются две формы регистрации убывших в командировку работников:

  1. Журнал учета сотрудников, которые отправились в командировку;
  2. Журнал учета работников, которые прибыли из служебной поездки.

Чтобы организовать учет командировочных работников, руководитель компании должен назначить уполномоченное лицо, которое ответственно за регистрацию выбытия и прибытия. Помимо этого, работодатель должен хранить журнал выбытия и прибытия на протяжении пяти лет с момента оформления.

Законодательство обязывает каждого руководителя фирмы хранить данные, которые создаются с течением времени. Отдел кадров ответственен за это. Помимо этого, закон об акционерных обществах и ООО вносит обязанность хранить подобные документы. К таковым относятся:

  • Приказы;
  • Положения;
  • Документы по личному составу и тому подобное.

Сегодня персональные дела в архиве должны храниться 75 лет. Однако государственные власти планируют сократить этот срок вчетверо, сэкономив бюджетные денежные средства. Ведь для хранения одного дела затраты составляют порядка 40 рублей в год.

Похожее

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Когда сотрудник только поступает на работу, на него оформляется личное дело. Оно представляет собой папку, в которую включаются все бумаги, которые так или иначе связаны с сотрудником, и которые необходимы данной компании. Это личное дело в надлежащем порядке учитывается в соответствующем журнале.

Личное дело — это папка, в которую подшиваются различные бумаги, касающееся сотрудника предприятия. Эти документы могут быть как подлинниками, так и их копиями. Существует перечень документов, которые подшивают в подобную папку:

  • заявление работника в данную организацию о приёме на работу;
  • трудовой договор, который был оформлен, когда данное лицо поступало в данную организацию;
    • кроме того, все дополнительные соглашения, которые заключались вдобавок к самому трудовому договору;
  • личный листок данного сотрудника по учёту кадров и любые относящиеся к нему дополнения;
  • автобиография сотрудника либо анкета, которую он заполнил собственной рукой;
  • выписки из документа, утверждённого руководителем (приказа), которым сотрудник был назначен на должность;
  • дубликат документа, которым удостоверяется получение сотрудников высшего или иного образования;
  • инструкция, которая действует для сотрудника с учётом занимаемой им должности;
  • рекомендательные письма в отношении данного сотрудника из иных организаций;
  • характеристики на работника;
  • дубликаты приказов по кадрам либо выписки из данных документов (в которых предусмотрено перемещение сотрудника на иную должность и пр.);
  • ксерокопии документов, удостоверяющих личность (паспорт и пр.), документов, удостоверяющих брак и рождение детей;
  • информация о поощрениях, которые сотрудник имел по службе
  • информация о наложенных на сотрудника в процессе выполнения им своих обязанностей взысканиях и о допущенных им нарушениях;
  • прочие документы.

Последний пункт свидетельствует о том, что перечень не исчерпывающий, при необходимости в него могут добавляться и иные, не названные выше бумаги.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector
×
×